La posta elettronica, per quanto sia facile da usare, si basa su un funzionamento più complicato rispetto a quello del web. Per la maggior parte degli utenti il suo funzionamento è chiaro, nel senso che non è necessario capire come funzioni la posta elettronica per poterla utilizzare. Tuttavia, la breve introduzione sottostante permette di capirne i principi e da, agli utenti i mezzi per sapere come configurare al meglio il proprio client di messaggeria o di gestire i meccanismi fondamentali dello spam.
Il funzionamento della posta elettronica è basato sull'utilizzazione di una casella postale elettronica. Al momento dell'invio di un'e-mail, il messaggio è inoltrato da server in server fino al server di messaggeria del destinatario. Più esattamente, il messaggio è inviato al server di posta elettronica incaricato del trasporto (detto MTA per Mail Transport Agent), fino all'MTA del destinatario.
Su internet, gli MTA comunicano fra loro grazie al protocollo SMTP e sono logicamente chiamati server SMTP (talvolta server di posta in uscita). Il server MTA del destinatario consegna quindi la posta al server di posta elettronica in entrata (detto MDA per Mail Delivery Agent), che immagazzina il messaggio in attesa che l'utente venga a rilevarlo. Due protocolli principali permettono di rilevare la posta su un MDA:
Il protocollo POP3 (Post Office Protocol), il più vecchio, che permette di rilevare il proprio messaggio ed eventualmente di lasciarne una copia sul server;
Il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol), che permette una sincronizzazione dello stato dei messaggi (letto, cancellato, spostato) tra più client di messaggeria. Con il protocollo IMAP una copia dei messaggi viene conservata sul server per poter assicurare la sincronizzazione.
Così, i server di posta in entrata sono detti server POP o server IMAP, secondo il protocollo utilizzato:
Per analogia con il mondo reale, gli MTA fungono da uffici della posta (centro di smistamento e postino che ne assicura il trasporto), mentre gli MDA fungono da casella postale, per immagazzinare i messaggi (nei limiti delle loro capacità di volume), fino a quando i destinatari non li rilevano nelle loro caselle. Questo significa soprattutto che il destinatario non deve essere connesso per poter inviargli della posta.
Per evitare che chiunque possa consultare la posta di altri, l'accesso all'MDA è protetto da un nome utente (in inglese login) e da una password.
Il ritiro della posta avviene tramite un software detto MUA (Mail User Agent). Quando il MUA è un software installato sul sistema dell'utente, si parla di client di messaggeria (ad esempio Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Eudora Mail, Incredimail o Lotus Notes). Quando si tratta di un'interfaccia web che permette di interfacciarsi al server di posta in entrata, si parla allora di webmail.
Per default e per ragioni storiche, non è necessario registrarsi per inviare della posta elettronica, il che significa che è molto facile inviare un messaggio falsificando l'indirizzo elettronico del mittente. Così, quasi la totalità dei provider bloccano i loro server SMTP per permetterne l'uso ai soli abbonati o, più esattamente, ai terminali con un indirizzo IP appartenente al dominio del provider. Questo spiega soprattutto la necessità che hanno gli utenti mobili di modificare i parametri del server in uscita nel loro client di messaggeria ad ogni cambiamento tra il domicilio e l'azienda.
Quando il server di messaggeria di un'organizzazione è configurato male e permette a terzi appartenenti a qualsiasi reti di inviare dei messaggi elettronici, si parla allora di Collegamenti aperto (in inglese open relay). I collegamenti aperti sono così generalmente usati dagli spammer, dato che il loro utilizzo permette di mascherare l'origine dei messaggi. Di conseguenza, molti fornitori d'accesso tengono aggiornata una lista nera con un elenco dei collegamenti aperti, per impedire la ricezione di messaggi provenienti da questi server.
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