Come utilizzare il Digital Workplace

Ultimo aggiornamento 22 febbraio 2017 alle 12:04 da Antonello Ciccarello .

Disporre di un ambiente di lavoro digitale fa parte delle leve della trasformazione di questo settore. Accessibile sia agli impiegati che ai clienti, esso consente di guadagnare in efficacia, adattandosi alle nuove modalità di lavoro. Ecco alcuni consigli su quali sono i vantaggi di lavorare in Digital Workplace e alcune strategie su come sfruttarlo al massimo.

Digital Workplace: cos’è
I vantaggi del Digital Workplace nell’impresa
Come istituire un Digital Workplace
Strumenti di Digital Workplace

Digital Workplace: cos’è

Il termine inglese Digital Workplace designa un concetto di spazio di lavoro digitale, in connessione con lo sviluppo di nuove tecnologie in contesto professionale; l’evoluzione di modalità di lavoro e la trasformazione digitale. Il Digital Workplace corrisponde ad una sorta di evoluzione dello strumento di intranet, che pone l’utente, o il dipendente, al centro delle funzionalità. Trattasi di soluzioni trasversali, la cui direzione non verte verso i responsabili, ma è conveniente per tutti i budget e gli utilizzi disparati in strutture diverse, grazie alla loro grande flessibilità.

I vantaggi del Digital Workplace nell’impresa

Lo sviluppo del brand di lavoro

L’utilizzo dello strumento di Digital Workplace può diventare un argomento inerente la cultura dell’impresa e il marchio del suo datore di lavoro. Essa rivela un certo dinamismo, una volontà ad evolversi e una capacità d’adattamento suscettibile di fidelizzare i talenti e di attirarne di nuovi. Infatti, il benessere a lavoro fa parte delle priorità degli impiegati e il ricorso a strumenti digitali ne contribuisce in meglio, a questo scopo.

Gestire gli impiegati e responsabilizzarli

Sempre più impiegati optano per il telelavoro per ragioni personali o professionali, tutti i giorni o quotidianamente. Senza parlare di collaboratori che effettuano di sovente spostamenti senza che abbiamo un ufficio fisso, oppure di coloro che operano sempre più in team. Gli spazi di lavoro digitale sono in adeguamento di pari passo con modalità di gestione e organizzazione mobile e/o collaborativa, sia attuale che passata. Gli strumenti digitali mirano a migliorare il coinvolgimento dei lavoratori, che possono proporre soluzioni o modifiche in base alla loro esperienza.

Miglioramento della comunicazione

La soluzione di Digital Workplace mira a definire un canale comunicativo sia interno, tra i diversi collaboratori e il servizio d’impresa, che esterno con i clienti e i fornitori. Un ambiente di lavoro digitale contribuisce a condividere competenze, informazioni e a mantenere un contatto a stretto contatto con i clienti. Il Digital Workplace consente di lavorare in più persone sullo stesso documento o lo stesso software, limitando anche gli scambi di mail o lunghe riunioni.

Come istituire un Digital Workplace

Valutare i bisogni

La creazione di strumenti Digital Workplace deve corrispondere esattamente a bisogni dell’impresa e degl’impiegati per poter rilevare la propria efficacia. Prima di scegliere una piattaforma e di definire le proprie funzionalità, si consiglia di porsi le giuste domande: quali sono gli obiettivi del Digital Workplace? Quali le differenze tra utilizzi e funzioni dei servizi? Qual è il posto degli strumenti mobili nel quotidiano dei dipendenti? Qual è il budget? Quale piattaforma può essere usata internamente e quale si dovrebbe ricercare all’esterno?

Non sottovalutare la sicurezza

La protezione dei dati personali e di quelli dell’impresa devono essere studiati in anticipo scegliendo una o diverse soluzioni di Digital Workplace. La maggior parte degli strumenti sono garanti di una grande fiducia, quindi sicuri. La sicurezza è altrettanto importante per quegli strumenti condivisi con i clienti. A tal proposito è meglio definire i ruoli precisi e i diritti d’accesso alle informazioni pertinenti.

Formazione dei collaboratori

Per meglio familiarizzare con gli strumenti a disposizione niente è meglio di un programma di formazione. Nelle piccole strutture, essa può essere organizzata con l’insieme di collaboratori in videoconferenza con l’editore, ad esempio. Possono essere organizzati anche delle riunioni regolari, per rilevare punti di miglioramento ed eventualmente rivalutare i bisogni. Anche qui la strategia vuole che si facciano partecipare al massimo gli impiegati.

Strumenti di Digital Workplace

Le soluzioni di ambienti di lavoro digitali possono proporre una competenza o un servizio, applicarsi alla totalità dell’impresa, o ad entrambi. Gli strumenti Google e le applicazioni in cloud fanno parte degli strumenti utilizzabili, allo stesso modo di soluzioni specifiche: RH, gestioni di attività; condivisione dei documenti, relazione con i clienti e trasferimento dei dati.