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Strumenti utili per lo smart working

Se la tendenza a lavorare da casa era già in crescita, la pandemia di coronavirus ha moltiplicato la quantità di lavoratori impegnati a lavorare a distanza. Sebbene questo sia molto pratico, al contempo, presenta anche una sfida in termini di organizzazione delle attività, ottimizzazione del tempo o comunicazione con il gruppo di lavoro. Cerchi delle soluzioni utili per poter migliorare le performance del tuo lavoro da casa? Ecco una selezione dei migliori strumenti per lo smart working.

Comunica efficacemente su Slack

Per iniziare ad ottimizzare il tuo lavoro a distanza ti consigliamo di installare Slack, un programma molto efficace per comunicare rapidamente con i tuoi colleghi di lavoro.

Slack è sia disponibile da browser che in formato mobile. Se non l’hai ancora, scarica da qui la tua app di Slack.

Una volta scaricata e iniziato la tua sessione con il tuo account personale potrai creare room chat suddivise per gruppi di persone o per tematiche, che gestire attività. Con Slack potrai anche condividere file, link o calendari, oltre che a sincronizzare il tuo account con altri programmi esterni come Skype, Zoom, Google Drive o Dropbox.

Un’altra valida alternativa come piattaforma di comunicazione collaborativa è Dingtalk, creato dal gruppo cinese Alibaba che offre anche funzioni di organizzazione attività simili a Trello (anche se più semplificate ). Prova scaricando il download di Dinktalk da questo link.

Organizza le attività con Trello

Trello è una piattaforma per organizzare il lavoro di gruppo. La sua interfaccia principale si presente sotto forma di attività, post it o colonne di distribuzione del lavoro. Ogni attività creata può essere organizzata in progetti che possono a loro volta essere suddivisi in attività o fasi di processo. Sia i progetti che le attività possono essere assegnate ad alcune persone specifiche che potranno interagire attraverso commenti e in chat.

Ma al di là del lavoro collaborativo, Trello è molto utile anche per organizzare il lavoro individuale e le varie attività da fare, senza dimenticare nulla di importante. Sicuramente molto più pratico dei tradizionali post it e liste “to do”. Trello è sul web, quindi gestibile da computer oppure disponibile in versione mobile. Scarica l’app Trello per il tuo dispositivo Android o iOS. Ma oltre che il lavoro, Trello può aiutarti a organizzare tutta la tua vita: lavoro, faccende domestiche, shopping, attività in sospeso, ecc. Scopri tutto ciò che c’è da sapere su Trello.

Raccogli tutti i tuoi appunti, elenchi e schizzi su Evernote

Evernote è un programma molto utile per registrare tutti i tuoi appunti ed evitare di perdere i vari foglietti di carta dove appunti le tue idee. Oltre a scrivere il testo, puoi scansionare, allegare file di foto e video, includere schizzi, disegni, grafici o screenshot.

Tutte le informazioni inserite sul tuo account Evernote saranno accessibili sia tramite Evernote da browser che dall’app di Evernote che puoi scaricare da qui.

Pianifica le tue riunioni con Doodle

Doodle è l'opzione più veloce per decidere le date e programmare eventi o riunioni, ha anche la possibilità di votare le risposte aperte come luogo di incontro, argomenti da discutere nella riunione, luoghi da visitare durante un viaggio, ecc. Dimentica di dover sprecare il tuo tempo e fatica discutendo sulla disponibilità di ogni collega poiché con questo strumento puoi inviare la proposta a più persone contemporaneamente (o tramite e-mail o condividendo il link). Ognuno di loro, poi, potrà entrare, inserire il proprio nome e inserire la propria disponibilità nelle date suggerite. C'è una sezione commenti e Doodle mostra sotto forma di statistiche i risultati delle date più votate. Così, sarà possibile inviare ai partecipanti la data stabilita, decisa all'unanimità.

Doodle può esser sincronizzata con Google Calendar o Outlook, con Zoom per inviare il link di videoconferenza o Slack. Doodle risulta essere un’applicazione molto utile anche per la vita privata, per organizzare incontri di famiglia o con amici. Doodle è sul web o puoi scaricare l’app Doodle per Android e iOS da questo link.

Prendi decisioni di gruppo con Loomio

Loomio è un tool praticissimo per prendere decisioni collettive. È molto semplice da usare, creare una proposta, inviare il link o inserire gli indirizzi e-mail delle persone a cui si vuole chiedere di partecipare alla votazione e una volta chiuso il periodo a disposizione per commentare, Loomio ti presenta la classifica delle risposte più votate. Potrai discutere con un gruppo di qualunque cosa tu voglia, poiché oltre all'opzione di voto c'è uno spazio dedicato ai commenti e i risultati sono visualizzati anche tramite grafici.

Inoltre, la sezione di voto ha un'ampia gamma di modalità di risposta, sia in ordine di preferenza, per voto, per scala, per esclusione, ecc. Ciò consente, non solo di prendere decisioni, ma anche di scambiare idee collettive, sondare il team, costruire una strategia creativa o condividere documenti per la convalida. Puoi anche utilizzare Loomio per programmare date di eventi e riunioni (proprio come propone Doodle) nel caso tu preferisca centralizzare le tue azioni in meno strumenti.

Vale la pena menzionare che Loomio è disponibile solo in versione web e in lingua inglese. Se vuoi saperne di più, consulta questo video dettagliato delle funzionalità di Loomio.

Tieni traccia di quante ore lavori con Toggl Track

Toggl Track è uno strumento molto pratico per tenere traccia di come trascorri il tuo tempo. È disponibile sia in una versione web che in un'app Toggl Track per Android o iOS.

Per utilizzarlo dovrai creare un account che potrai sincronizzare su tutti i tuoi dispositivi. Una volta che inizi e finisci ogni attività, puoi registrarla sul contatore o sul calendario. Potrai anche specificare fasi di lavoro speciali ed includere le pause. Questo ti aiuterà a controllare i tuoi rapporti sull'orario di lavoro e a conoscere la tua produttività. Inoltre, è un metodo stimolante per fissare obiettivi di performance ma anche per giustificare il tuo tempo lavorando con capi o clienti.

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Foto: © iStock;Slack;Trello;Doodle; Loomio;Toggl.

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