Google Documenti: le migliori 10 funzioni per ottimizzare il lavoro

Google Docs (Documenti) è uno dei software più usati al mondo quando si tratta di lavorare in team su un unico testo (editing, traduzione, ecc.). Questa piattaforma offre alcune utili funzioni che forse non conosci. In questo articolo ti mostreremo le 10 migliori funzioni di Google Documenti, che faciliteranno il tuo lavoro e la tua esperienza di scrittura.

Emoji su Google Documenti

Di recente Google Docs ha aggiunto la possibilità utilizzare le emoji come commenti al testo (quindi non più soltanto parole). Ciò potrebbe essere un semplice e divertente modo di inserire delle note a margine e dei commenti al documento condiviso e ottenere il massimo dal servizio. Ad esempio potresti utilizzare un ❤ per dire “lo adoro”, una ✂ per dire "troppo lungo, taglia”, un ❓ per dire "cosa?” oppure potresti creare le tue emoji personalizzate per scrivere “ottimo lavoro” o “grazie!”. Per inserire un’emoji su Google Docs, dovrai:

  • Selezionare la parte del documento in cui desideri aggiungere la nota, poi cliccare su Inserisci e poi Emoji.
  • Scegli poi quella che ritieni più idonea e aggiungila al documento.

Per seguire gli aggiornamenti del tuo documento puoi aggiungere un menu a discesa, che puoi personalizzare con font e colori a tua scelta.

  • Vai sempre su Inserisci e scegli Apri menu a discesa.
  • Puoi crearne uno personalizzato o usarne uno dei suggeriti.
  • Grazie a questo menu, in un documento condiviso, i tuoi colleghi potranno seguire sempre l’avanzamento del progetto in tempo reale.

Componenti di base

Un’altra utile opzione è quella di inserire dei componenti di base per gestire al meglio il documento e collaborare in modo produttivo.

  • Clicca su Inserisci e poi Componenti di base.
  • Puoi scegliere tra Note sulla riunione, Bozza di e-mail, Roadmap del prodotto,Tracker revisioni, ecc. Una volta effettuata la tua scelta, digita Invio per confermare.

Funzione @

Sapevi che con il simbolo @ puoi taggare non solo i tuoi colleghi, ma quasi tutto, inclusi i componenti di base, le immagini, i grafici, gli hyperlink, ecc.? Ti basterà digitare la chiocciola (ALT GR + ç su PC e alt + ç su macOS) e scrivere ciò che desideri inserire.

Leggere testo ad alta voce

Anche se quella di leggere il testo ad alta voce non è una funzione nativa di Google Documenti, puoi fare ciò utilizzando l’estensione di Google Chrome chiamata Read Aloud: Un Lettore Vocale da Testo a Voce. Una volta cliccato sul tasto Aggiungi sarai in grado non solo di leggere il tuo documento, ma anche ascoltarlo.

Filigrana Google Docs

Se stai lavorando su un documento riservato puoi aggiungere la filigrana (watermark) in modo che non sia replicabile in aclun modo. Questa può essere un’immagine o un testo semitrasparente.

  • Come per le precedenti opzioni, clicca su Inserisci e poi su Filigrana.
  • Scegli tra immagine o testo. Imposta il posizionamento e clicca OK.

Formato Senza pagine

Se non hai intenzione di stampare il tuo documento, puoi anche togliere i bordi alle tue pagine e rendere più ampia la visualizzazione.

  • Per fare ciò, clicca su File, poi su Impostazione pagina e, infine, seleziona la scheda Senza pagine.
  • Per confermare la tua scelta clicca su OK.

Segnalibro

Se stai lavorando su un documento molto lungo, aggiungere dei segnalibri ti potrebbe aiutare a trovare uno specifico contenuto in pochi secondi.

  • Clicca su Inserisci e, in seguito, su Segnalibro.
  • Rinomina il segnalibro e copia l’URL in modo da salvarlo e usarlo quando ti sarà più utile.

Confronta documenti

Sapevi che puoi confrontare due documenti con Google Docs in pochi secondi? Questa opzione può esserti veramente utile quando devi effettuare lavori di editing o traduzione.

  • Clicca su Strumenti, nella barra in alto, e poi su Confronta documenti.
  • Scegli quindi il documento che desideri confrontare e, infine, clicca su Confronta, per scoprire se sono avvenuti cambiamenti nel nuovo documento.

Visualizza riepilogo (struttura)

Naturalmente è anche possibile aggiungere un riepilogo nella struttura un documento Google Docs. Può risultare infatti utilissimo quando lavori con lunghi documenti, come tesi universitarie, ecc. In questo modo potrai trovare la sezione che stai cercando in modo rapido e veloce.

  • Clicca su Visualizza, nella barra degli strumenti, e poi Mostra struttura.
  • Si aprirà a sinistra una sezione. Clicca sull’icona + accanto a Riepilogo.
  • Digita quindi il sottotitolo che intendi assegnare alla sezione e poi digita Invio per confermare le modifiche.

Foto: © Unsplash/Google.

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