Una firma è un breve testo che viene inserito in automatico in conclusione dalla mail, dal client di posta elettronica Outlook. La firma può anche essere un pratico strumento per trasmettere i propri recapiti ai destinatari. Per impostare la firma con Microsoft Outlook serve seguire delle brevi accortezze.
Dalla finestra principale di Outlook cliccare su Menu > Strumenti e poi Formato Posta > Formato Messaggio, per scegliere il tipo di formato che si vuole utilizzare per formattare la firma.
Poi cliccare su Firme > Nuovo e inserire la dicitura che si desidera.
È possibile inserire un testo che include la firma, oppure è possibile incollare il testo proveniente da un intero documento. Si può modificare l'impaginazione e dare spazio alla propria fantasia, non di meno si ha anche la possibilità di aggiungere un Biglietto da visita elettronico alla firma.
Dopo aver creato la firma, quest'ultima potrà essere inserita in tutti i messaggi di risposta o d'inoltro o in un messaggio specifico. Per poter aggiungere la firma in un nuovo messaggio bisogna cliccare su Nuovo > Inserisci > Firma.