Committenza/Realizzazione dell'opera
L'ente che definisce l'obiettivo del progetto, il suo calendario e il budget previsto viene detto committente (o committenza). Il risultato atteso dal progetto è la realizzazione di un prodotto, detto opera. Il committente gestisce l'idea alla base del progetto e rappresenta a questo titolo gli utenti finali a cui l'opera è destinata. Così, il committente è responsabile dell'espressione funzionale dei bisogni ma non ha necessariamente le competenze tecniche utili alla realizzazione dell'opera.
Committenza e Realizzazione dell'opera
Cosa fa il committente delegato
Quando il committente non ha l'esperienza necessaria per guidare un progetto, ci si rivolge ad un committente delegato (il cui mestiere è quello della gestione di progetti:
assistenza alla committenza. Il committente delegato è incaricato di porsi come interfaccia tra il committente e il realizzatore per aiutare il primo a definire chiaramente i propri bisogni e a verificare con il realizzatore se l'obiettivo è tecnicamente realizzabile. Il committente delegato non sostituisce comunque il committente non avendo nessuna responsabilità diretta sul realizzatore.
Il realizzatore
Il realizzatore è l'ente scelta dalla committenza per la realizzare l'opera, alle condizioni di consegna, qualità e costo fissate da quest'ultimo conformemente ad un contratto. Il realizzatore è quindi responsabile delle scelte tecniche inerenti alla realizzazione dell'opera conformemente alle esigenze del committente. Il realizzatore è inoltre responsabile nel quadro della sua missione nel designare una persona fisica che si occupi del buon svolgimento del progetto (si parla solitamente di gestione del progetto), si tratta quindi di un project manager.
Subappalto
Per la realizzazione di alcuni compiti del progetto, quando non si ha a disposizione le risorse interne necessarie, il realizzatore può rivolgersi ad una o più imprese esterne, si parla allora di Subappalto (ed ogni impresa è detta subappaltatrice o prestatrice). Ciascun subappaltatore realizza un sottoinsieme del progetto direttamente con il realizzatore ma non ha nessuna responsabilità diretta verso il committente, anche se questo ha un "diritto di osservazione" rispetto al suo modo di lavorare.
Schema riassuntivo
Relazioni committente - realizzatore
Distinzione del ruolo di committente e realizzatore
La distinzione tra committente e realizzatore sta essenzialmente nello svolgimento del progetto, dato che permette di distinguere le responsabilità delle due entità. Si consiglia inoltre di assicurarsi che la definizione dei bisogni rimanga una responsabilità unica della committenza.
In effetti, può succedere che la committenza deleghi al realizzatore delle scelte di tipo funzionale con il pretesto di un'insufficiente conoscenza tecnica (in pratica il servizio informatico di un'organizzazione porta avanti il progetto dalla fase di espressione dei bisogni). Ora, solo il committente può conoscere i bisogni dei suoi utenti. Una cattiva conoscenza dei ruoli delle due entità rischia quindi di portare a dei conflitti nei quali ognuno scarica la colpa sull'altro.
Inoltre, se è vero che il realizzatore deve considerare le esigenze iniziali del committente, non è invece abilitato ad aggiungere delle nuove funzionalità durante il progetto anche se questo gli può sembrare opportuno. Il realizzatore è tuttavia incaricato delle scelte tecniche anche se queste gli possono sembrare poco indicate per rispondere alle esigenze funzionali della committenza.
Infine può accadere che il committente stimi che un prodotto esistente possa rispondere ai suoi bisogni, decida di acquistarlo e poi si rivolga al realizzatore (ad esempio al servizio informatico) per effettuare degli adattamenti di prodotto.
La distinzione tra realizzatore e committente è ancora più difficile quando le due entità fanno parte della stessa struttura aziendale. In un caso simile, è ancora più essenziale ben definire in fase contrattuale i ruoli specifici alle due entità.
Comunicazione tra realizzatore e committente
Per il buon svolgimento del progetto, è necessario definire chiaramente i ruoli di ogni entità e identificare un rappresentate per la committenza e la realizzazione. In caso di conflitti legati alle esigenze della committenza o al coordinamento del progetto, un gruppo progetto che associ i manager della committenza, della realizzazione nonché della committenza delegata, deve riunirsi per cercare di risolvere i problemi.
Infine, è essenziale stabilire un piano di formazione che permetta al realizzatore e al committente di avere un linguaggio comune e di accordarsi su un metodo di gestire il progetto, dei colloqui o delle riunioni, ecc.
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