La pianificazione delle ferie dei dipendenti è facilmente realizzabile con il programma di Excel. Grazie a questo foglio di calcolo, infatti, sarà possibile creare un modulo del piano ferie dipendenti, gestione ferie e permessi, presenze, malattie e monitoraggio delle attività. In questa guida vedremo come creare un piano ferie con Excel.
Nella colonna A1: inserire, ad esempio, la dicitura "Ferie 2018", nella colonna A2 "Nome e Cognome" del dipendente, poi nelle celle a seguire, da A3 fino (ad esempio) ad A10, gli altri nominativi dei dipendenti che si desiderano monitorare. In B1, inserire la data (ad esempio 01/02/2018). Fatto ciò bisognerà andare su Home, Formato, Formatta celle, Numero, Personalizzato e, su Tipo, scrivere ggg.
Nella colonna B2 inserire =B1 e, sempre da Formato/Formatta celle/Numero/Personalizzato/Tipo, scrivere gg mmm. Trascinate le celle B1 e B2 per incrementare i dati fino 28 colonne colonne (fino alla data voluta ad esempio 28/02); per fare questo selezionare B1 e B2 e trascinare il quadratino sito in basso a destra, poi nell’icona delle opzioni di ricopia incrementata scegliere: Incrementa una serie.
Seguire selezionando il foglio completo e attivare la Formattazione condizionale (sempre su Home), spostarsi su Regole evidenziazione celle e cliccare su Uguale a. Alla voce Valore cella scrivere C e su Formato con selezionare Riempimento verde con testo blu (o scegliere altri colori). Se necessario, selezionare questa legenda alla fine della scheda: C= giorno di congedo (visualizza in blu). In questo modo la programmazione del piano di ferie su Excel avrà una sua base tutta da sviluppare. Scegliere per ogni persona la lettera C nelle celle corrispondenti a questi giorni di ferie, affinché compaiano evidenziate di colore blu:
Personalizzare la pianificazione delle ferie su Excel
Il vostro schema di pianificazione ferie può anche essere personalizzato, ad esempio: bordi delle celle tratteggiati, per evitare l’effetto prigione; linee 1 e due in font di dimensioni 8 e linea 2 orientata in verticale. È inoltre possibile ridurre la larghezza della colonna (da 33 pixel circa), aggiungere nelle cellule una modalità di convalida con un messaggio di input (piuttosto che una didascalia nella parte inferiore della tabella). Poi aggiungere una seconda condizione di formattazione condizionale per i sabati e le domeniche:
Calcolo giorni lavorativi Excel (dalla versione 2007)
Se si desidera utilizzare questo planning per calcolare il numero dei giorni di lavoro effettuati per ogni dipendente, basterà aggiungere sabati, domeniche, giorni di ferie e ponti. Inserire una linea 3 e digitare la lettera C alla fine della tabella per conteggiare i giorni di congedo. In AD4, inserire =CONTA.PIÙ.SE(B4:L4;"c";B$3:L$3;"") e trascinare in basso per creare gli altri valori:
Riempimento automatico
Dopo la colonna A inserire 3 colonne nuove: Inizio, Fine, Giorni lavorativi. Nella colonne B e C mettere il formato data gg/mm, scegliere le date delle ferie di ogni dipendente. Dare alla colonna B il nome Inizio, alla colonna C il nome Fine, alla linea 2 il nome Data e alla linea 3 il nome F.
Nella cella E4 (prima casella della griglia del planning) inserire la formula =SE(E(DATA>=Inizio; DATA<=Fine;NON(F="F"));"C";"") da ricopiare in tutti i casi. Grazie a questa formula verrà mostrato C nei casi riguardanti i giorni non lavorativi del periodo di ferie. Nella cella D4 scrivere la formula =CONTA.PIÙ.SE(E4:Q4;"C")), anch’essa da ricopiare in basso. Nel frattempo la colonna P, ormai diventata inutile, potrà essere eliminata. Per abbellire la presentazione del planning, da E4 applicare una Formattazione condizionale con La formula è =E$3="F" e un riempimento colorato. Questa formattazione potrà essere aggiunta a tutti gli altri casi del planning, a destra come in basso:
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