Come inviare risposte automatiche con Outlook

Il client email di Microsoft Outlook integra una funzione che consente di impostare un messaggio di assenza per avvisare i propri contatti quando si è in ferie. La funzione può essere programmata con una data d’inizio e di fine oppure senza un tempo determinato. In questa guida illustreremo come utilizzare il servizio fuori sede di Microsoft, valido sia per le versioni 2010 che 2013 di Outlook.

Inserire messaggio di assenza su Outlook

Prima di iniziare controllare che non si disponga di un account Exchange Server, poiché in esso la procedura potrebbe variare leggermente. Aprire Outlook ed entrare nella propria barra di stato, se in essa è riportata la dicitura Microsoft Exchange, seguire la dicitura ad essa relativa.

Su un account Exchange (Outlook 2010 e 2013)

Cliccare sulla scheda File e poi andare su Info, nel menu visualizzato. Selezionare Risposta automatica (l’opzione non è visualizzata se non si possiede un account Exchange). Verrà così visualizzata una finestra di dialogo, selezionare Invia risposte automatiche e poi digitare il proprio messaggio nel campo accanto Invia una risposta con il seguente messaggio a ciascun mittente interno alla mia organizzazione (ossia solo ai propri contatti) o Invia messaggi di risposta automatica ai mittenti esterni alla mia organizzazione (a tutte le mail in arrivo). Impostare, se si vuole, l’inizio e la fine e un orario specifico poi cliccare OK per confermare.

Risposte automatiche su un account non Exchange (Outlook 2010 e 2013)

Se si desidera impostare una risposta automatica su un account non Exchange, sarà necessario prima creare un modello di messaggio, entrando su Home > Nuovo messaggio di posta e digitando il testo che si vuole inviare, poi salvarlo cliccando su File > Salva con nome. Nel menu a tendina, cliccando Salva scegliere anche Modello Outlook. Rinominare il modello e cliccare Salva.

Dopo aver creato il modello bisognerà impostare le regole d’invio. Cliccare su Home > Regole > Gestione delle regole e avvisi e dalla sezione Regole e avvisi, selezionare l’opzione Inizia da una regola vuota, cliccare su Applica regole ai messaggi che ricevo > Avanti. Verranno visualizzati dei termini di gestione dei messaggi in arrivo sulla propria casella di posta, selezionare quelli che si vogliono attivare e poi proseguire cliccando su Avanti. Nella sessione Cosa vuoi fare con il messaggio? Sputare la casella corrispondente a Rispondi utilizzando un modello specifico e poi modificare le regole riportate selezionando un modello specifico.

Fatto questo verrà visualizzata una finestra, andare su Cerca in e cliccare su Modelli utente nel File System. Selezionare il modello che si vuole utilizzare e poi confermare cliccando su Apri > Avanti. Se necessario spuntare alcune tra le varie opzioni di risposta automatica proposti e cliccare su Avanti. Infine specificare un nome per questa regola di risposta automatica e cliccare su Fine.

Disattivare risposta automatica su Outlook

Per disattivare la risposta automatica, precedentemente impostata, rientrare sul menu Home, poi Regole e infine Gestisci regole e avvisi e dalla finestra visualizzata deselezionare le caselle delle regole inerenti alla disattivazione di risposte automatiche.

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