Come trovare file su Google Drive

Ultimo aggiornamento 25 settembre 2020 alle 16:10 da Claudia Scarciolla .

Google Drive, nonostante le sue numerose qualità, ha un leggero difetto: a volte è complicato trovare un file, soprattutto se lo spazio d’archiviazione è pieno. Fortunatamente esistono delle soluzioni per risolvere questo problema.

Google Drive è il servizio di archiviazione online di Google. Come altri servizi dello stesso tipo, questo permette di salvare in "cloud" ogni tipo di file (testo, tabelle, PDF, immagini, video, ecc.) e accedervi in ogni momento, da qualsiasi dispositivo connesso a internet.

La popolarità di Google Drive è dovuta soprattutto ai suoi 15 GB di spazio d’archiviazione gratuiti, ma è anche possibile aumentare i GB a disposizione, eseguendo l’update a Google One. Nonostante sia semplice da utilizzare, ci si può perdere rapidamente quando sono presenti molti file. Google presenta però una serie di funzioni di ricerca per trovare facilmente i file grazie al nome o alla loro tipologia. Ecco quali sono le possibilità offerte dalla versione web di Google Drive, utilizzabili grazie ad un normale browser web.

Attivare l’accesso rapido su Google Drive

Google Drive possiede una funzione chiamata Accesso rapido che permette di visualizzare, in alto nella home page, i file che vengono utilizzati regolarmente o che sono stati modificati di recente. Questo è l’ideale per accedere rapidamente ai file che si usano spesso. Accesso rapido non è comunque una funzione sempre attiva di default:

Per poterla attivare, dal browser, connettersi al proprio account Google Drive. Cliccare poi sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella finestra e, infine, su Impostazioni:

Scendere in basso nella finestra fino alla sezione Suggerimenti e poi spuntare la casella situata accanto all’opzione Accedi comodamente ai file più importanti quanto ne hai bisogno in Accesso rapido. Per confermare, cliccare sul pulsante blu Fine, in alto a destra nella pagina:

Ricaricando la pagina, la sezione Accesso Rapido verrà visualizzata in alto, nell’home page di Google Drive.

Trovare un file su Google Drive

Se il file cercato non dovesse comparire nella sezione Accesso Rapido, ma si conosce il suo nome (o parte di esso), è possibile cercarlo direttamente dalla barra di ricerca, in alto nella pagina.

Scrivere il nome nella barra di ricerca e confermare premendo Invio sulla tastiera o cliccando sulla lente di ingrandimento. Drive analizzerà l’insieme dei file presenti nel cloud e mostrerà solo quelli il cui nome corrisponde alla ricerca.

Fare una ricerca per tipo di file su Google Drive

Se non si ricorda il nome del file, esistono comunque delle soluzioni alternative. Da inizio 2019, infatti, Google ha introdotto i filtri di ricerca per tipo di file:

 Dall’home page di Google Drive, cliccare sulla barra di ricerca, senza scrivere nulla. In questo modo si aprirà una lista di file: PDF, documenti, fogli di calcolo, presentazioni, foto, immagini e video. Cliccare sulla categoria di proprio interesse e Google Drive mostrerà soltanto i file nel formato selezionato.

Utilizzare la funzioni di ricerca avanzata

Se non si dovesse riuscire a trovare il file desiderato, è possibile usare la funzione di ricerca avanzata proposta da Google Drive:

Cliccare sulla piccola freccia, a destra nella barra di ricerca:

Una nuova finestra mostrerà quindi diverse opzioni tra cui scegliere:

Tipo

Cliccare sulla piccola freccia a destra per visualizzare una lista di file suddivisi per tipo: foto e immagini, file PDF, documenti, audio, ecc. Selezionare poi il tipo di file interessato.

Proprietario

Questo filtro è utile se si vogliono condividere file con altri utenti. Questo permette di selezionare un file in funzione della persona che l’ha creato. Cliccare sulla piccola freccia a destra per visualizzare la lista di opzioni: Chiunque, Di mia proprietà, Non di mia proprietà e Di una persona specifica. Cliccando su quest’ultima opzione sarà possibile indicare la persona che ha creato il file, scrivendo il suo indirizzo email sul campo apposito.

Posizione

Questa opzione permette di specificare la posizione da analizzare per le ricerche. Cliccare sul tasto Ovunque per visualizzare il menu interno oppure selezionare una tra le opzioni presenti. Tra queste è possibile specificare se il file si trova in una cartella specifica (Il mio Drive), nel Cestino o tra le cartelle condivisi.

Data di modifica

Cliccare sulla freccia a destra per aprire il menu che mostra le differenti opzioni di data di modifica o data di utilizzo del file ricercato: in qualsiasi momento, oggi, ieri, ultimi 7 giorni, ecc. L’opzione Personalizzato permette di specificare un intervallo di tempo, inserendo le date negli appositi campi.

Nome dell’elemento

In questo campo è possibile inserire una o più parole contenute nel nome del file.

Contiene le parole

Inserire una o più parole trovate nel file. Questa opzione è utile soltanto nel caso si cerchino documenti che contengono del testo.

Condiviso con

Inserire in questo campo il nome o l’indirizzo e-mail della persona con la quale è stato condiviso il file.

In sospeso

Cliccare sulla freccia per far apparire un menu con differenti opzioni da seguire e selezionare quella che più corrisponde alla propria ricerca: Tutto, Solo suggerimenti, Solo attività. Questi filtri sono utili soprattutto in contesti professionali.

Naturalmente non si è obbligati a riempire tutti i campi presenti. Basterà utilizzare soltanto i più pertinenti o quelli che potrebbero essere utili per ritrovare il file che si sta cercando. Una volta impostate le opzioni di ricerca, cliccare su Cerca, in basso nella finestra. Google Drive mostrerà quindi una lista di file che corrispondono ai criteri di ricerca.

Fare una ricerca per dimensione del file su Drive

Su Google Drive è presente anche una funzione di ricerca di file a seconda della loro dimensione. Questa può essere utile se si desidera, ad esempio, eliminare dei file pesanti per liberare spazio di archiviazione. Nella colonna a sinistra della pagina di Google Drive, cliccare su Archiviazione, in cui viene visualizzata una barra con la quantità di spazio utilizzato (XX GB di XXX GB di spazio utilizzato). Si aprirà quindi una nuova finestra che mostrerà la lista di tutti i file presenti sul proprio account:

Google Drive mostrerà di default i file per ordine "di peso" decrescente (dai più pesanti ai più leggeri). Per invertire l’ordine, cliccare sulla freccia a destra di Spazio di archiviazione utilizzato.