Project Management: i migliori software di gestione progetto
Con “gestione di un progetto” (Project Management) si fa riferimento a tutte quelle attività che devono essere eseguite per portare a termine un progetto entro una scadenza stabilita. Sul mercato sistono diversi strumenti digitali che possono aiutare le aziende. Di seguito ti mostriamo i migliori software di gestione progetto gratis e non solo
Cosa si intende per Project Management?
Il concetto di Project Management nell’ambito aziendale è una metodologia con basi teoriche e applicazioni pratiche concepita per pianificare, gestire, progettare e portare a compimento un progetto di lancio, di vendita, di design, organizzativo, tecnologico o di qualsiasi altro tipo. Il processo di gestione progetto può dividersi in tre fasi principali:
- Gestione dell’avvio e dello sviluppo dei progetti: dalla pianificazione inziale fino alla determinazione di una linea temporale per la sua realizzazione e il budget stimato.
- Gestione e risoluzione dei problemi: che possono presentarsi durante le varie fasi del progetto, effettuando le modifiche necessarie a livello di tempo, team, budget disponibile, ecc.
- Facilitare le attività di finalizzazione e realizzazione del progetto: rispondendo in maniera reattiva alle sfide che si possono trovare durante il processo.
La difficoltà della gestione di un progetto risiede in gran parte nel numero di persone coinvolte nella sua realizzazione. Infatti, rispetto ai progetti personali o a quelli che coinvolgono un gruppo ristretto di persone, un progetto professionale mette in gioco diversi professionisti e diversi settori dell’azienda (come ad esempio vendite, marketing, servizio clienti, ecc.). È quindi necessario assicurarsi (per tutta la durata del progetto), che il prodotto che si sta realizzando soddisfi in toto le aspettative del cliente.
In contrapposizione al modello tradizionale di commercio (veditore/compratore), nel quale un cliente acquista un prodotto già realizzato, con un progetto si va a creare un prodotto originale, che deve soddisfare una necessità specifica, che deve essere chiaramente espressa prima dell’inizio del lavoro. Questa espressione dei bisogni del cliente è ancora più difficile quando si tratta di una novità per l’azienda (dal momento che ogni progetto è originale). Dall’altro lato, generalmente è difficile sintetizzare soluzioni esistenti e concentrarsi soltanto sui bisogni in termini funzionali.
Quali sono i vantaggi della gestione progetti per la tua azienda?
Come puoi notare, questo tipo di approccio al management della tua azienda può apportare diversi benefici, tra cui:
- Organizzare e ottimizzare i flussi di lavoro tra i diversi team.
- Migliorare la comunicazione tra le varie aree produttive.
- Aumentare il flusso di dati rilevanti tra i settori dell’azienda.
- Ottenere una maggiore visibilità sui “colli di bottiglia” e sui persorsi critici durante il progetto.
- Permettere una gestione più efficace dei costi, prevenendo modifiche in ogni fase e correggendo il budget quando necessario.
- Avere un maggiore aiuto nella gestione delle parti del processo e tenere traccia di ogni fase.
- Generare dati in tempo reale che possono anche essere utilizzati in progetti futuri.
Esempi di gestione progetti
Grazie ad una buona organizzazione, una gerarchia chiara e l’utilizzo di software di gestione progetto, è possibile portare a termine anche il più complesso dei lavori. Per avere un’idea di quale tipo di progetti può beneficiare di questi metodi, ti mostriamo alcuni pratici esempi:
- Integrazione di un pacchetto gestionale integrato (ERP in inglese).
- Organizzazione di una intranet o una extranet nell’azienda
- Configurazione di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM in inglese).
- Configurazione di un processo di gestione della conoscenza (KM in inglese).
- Creazione e promozione di un nuovo prodotto fisico (scarpe, trucchi), digitale (un’app per incontri online) o un servizio (una nuova terapia alternativa orientata a persone della terza età).
Quali tipi di software di gestione progetto vengono utilizzati?
Di seguito ti presentiamo alcuni dei software di gestione progetto più utilizzati dai professionisti.
Monday
Monday è una delle piattaforme più popolari, per via di tutti i servizi che offre. Da un lato, troviamo un’interfaccia semplice da utilizzare, con una dashboard in cui trovi tutte le tue schede di lavoro. Da lì puoi gestire le attività, impostare scadenze, condividere documenti con il tuo team, creare grafici e tabelle e molto altro. Puoi creare un account di prova gratuito, ma con funzionalità limitate. Il suo piano per il team è disponibile a partire da 8 al mese per utente.
Wrike
Wrike un altro popolare programma utilizzato da aziende del calibro di Siemens, Swarovski o DeLonghi. Grazie alla sua flessibilità ti permette di aggiornare, visualizzare o discutere le attività del tuo progetto in tempo reale. Uno dei suoi punti forti è la sicurezza della crittografia dei dati, poiché puoi stabilire differenti livelli di accesso tramite chiavi che puoi attribuire a ciascun collaboratore in base al suo ruolo. Wrike può essere integrato in Saleforce, SAP, Chimpmail, Google Workspace e tanti altri programmi. I prezzi partono da 9,80 € al mese per utente, anche se esiste una versione di prova gratuita, con opzioni limitate.
HubSpot
HubSpot è uno strumento molto utilizzato, ma più orientato a progetti di marketing, pubblicazioni online, campagne di vendita e attenzione al cliente. Senza dimenticare la gestione delle operazioni dentro l’azienda. Tra i suoi punti forti vi è il supporto e la HubSpot Academy, utile affinché tutti i membri del team imparino ad ottenere il massimo dal software. Esiste una versione di prova gratuita limitata, una versione per grandi aziende al costo di 414 € al mese e una per piccole aziende, al prezzo di 27,59 euro al mese. Se hai bisogno di ulteriori soluzioni, puoi creare un piano personalizzato. Sfortunatamente HubSpot non è disponibile in italiano.
Google Workspace Google Workspace
Dall’altro lato, se cerchi una soluzione che ti faciliti la gestione del progetto senza investire molto, puoi provare gli strumenti integrati in Google Workspace. La sua suite di programmi include, oltre alla posta elettronica e all’archiviazione in cloud, anche la possibilità di avere un calendario, fare videochiamate e utilizzare i suoi programmi Office (Sheets, Docs, ecc.). Uno dei suoi maggiori vantaggi è il fatto che potrai lavorare con software e piattaforme che probabilmente conoscerai già molto bene. I prezzi partono da 5,20 € al meseper utente e sono incluse videochiamate di gruppo fino a 100 persone, 30 GB di spazio in cloud per utente e controlli di sicurezza. Va notato inoltre che, nonostante la sua interfaccia non sia user-friendly come gli altri programmi della suite, i suoi strumenti sono semplici ed efficienti.
Plainview Clarizen
Clarizen è un’altra potente piattaforma per la gestione dei progetti collaborativi. Puoi trovare modelli di progetti da utilizzare se non vuoi iniziare tutto da zero e, grazie alla sua tabella di marcia, puoi avere sempre una visione globale delle attività da realizzare nel giusto tempo. Clarizen dispone inoltre di strumenti per ottenere statistiche, per gestire il budget, ripartire o rivedere attività, creare report e tanto altro. Al momento la piattaforma non è disponibile in italiano. Clarizen è progettata per le grandi aziende, quindi per ottenere un preventivo è meglio contattare il servizio clienti.
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