Condotta di riunione
Introduzione
Le riunioni sono un mezzo per condividere, all'interno di un gruppo di persone, uno stesso livello di conoscenza rispetto ad un argomento, problema e per prendere decisioni in maniera collettiva. Quest'ultime in quanto decisioni collegiali, con rappresentanti di diverse entità interessate, saranno accettate più facilmente da tutti. Tuttavia, le riunioni consumano tempo e devono quindi essere le più corte possibili e condotte con un scopo di efficienza, soprattutto per sfociar in azioni concrete.
Viene detta Condotta di riunione l'insieme delle azioni da intraprendere per organizzare e presiedere una riunione nelle condizioni appropriate e permettere di avere degli effetti in seguito. Questo articolo costituisce un insieme di raccomandazioni che vi aiuteranno nell'organizzazione delle vostre riunioni. Non si tratta di prescrizioni obbligatorie.
Prima della riunione
Opportunità della riunione
Prima di tutto, la ragione stessa della riunione deve essere ben pensata e delineata seguendo quesiti importanti che possano mantenere alto l'interesse dei partecipanti. Prima di iniziare bisogna, infatti, avere bene a mente quale sia l'obiettivo della riunione, se è il caso che una riunione telefonica può bastare o sia meglio optare per una videoconferenza.
Perimetro della riunione
Numero e funzione dei partecipanti: è preferibile riunire un numero ristretto di persone, per non rischiare di rendere la riunione poco efficace. È inoltre necessario armonizzare il profilo dei partecipanti, in particolare in funzione del livello tecnico o politico.
La durata: ideale è al di sotto delle due ore.
L'ordine del giorno, ossia la divisione oraria del tempo di lavoro in argomenti ben precisi, è da quantificare correttamente e gestire in precedenza, tenendo fisso l'ordine del giorno.
Data e prenotazione della sala
Secondo il numero di partecipanti, è necessario trovare una sala di riunione libera in una data in cui i partecipanti sono disponibili. Si devono evitare nei limiti del possibile i periodi delle vacanze scolastiche. La data della riunione deve essere prevista minimo 15 giorni prima, per poter inviare con un preavviso accettabile gli inviti e le convocazioni ai partecipanti. La scelta della sala dovrà essere fatta tenendo conto dei seguenti punti:
Capacità della sala (in termini di posti a sedere);
Dimensioni e forma della sala (secondo il tipo di presentazione o di animazione);
Bisogno di un accesso ad internet;
Presenza di computer o di materiale audio/video (video proiettore).
Avvisare i partecipanti
Inviare l'ordine del giorno ai partecipanti, precisando soprattutto il luogo nonché l'ora di inizio e di fine della riunione. Trasmettere eventualmente una mappa con le principali vie di accesso (metropolitana, fermate bus, stazione) al luogo della riunione. Se possibile e per ottimizzare l'efficienza degli scambi, prevedere un documento preparatorio, inviato precedentemente situando il contesto ed eventualmente con gli argomenti chiavi della riunione, permetterà ai partecipanti di preparare al meglio i propri interventi.
La convocazione: secondo l'azienda o l'organizzazione, si dovrà stabilire una convocazione per il personale per inviare un ordine di missione. Si tratta di obbligazioni previste dal regolamento per validare le trasferte del personale; l'Invito: si dovrà inviare un invito ai partecipanti esterni all'azienda o all'organizzazione.
Durante la riunione
Giro del tavolo
Un giro del tavolo permette ad ognuno di presentarsi brevemente e permette anche ai nuovi arrivati o alle persone esterne di individuare la funzione di ciascun partecipante. Si raccomanda fortemente di chiedere ai partecipanti di fare uno sforzo particolare durante la propria descrizione e soprattutto di evitare l'uso di sigle.
Designazione di un redattore di rapporto
È preferibile «designare un volontario» per la redazione del resoconto. Se si tratta di una serie di riunioni, ci si occuperà di questa funzione a turno.
Foglio di presenza
Per le riunioni alle quali partecipano delle persone con un ordine di missione, è necessario far circolare un foglio di presenza che permetta ai servizi contabili di validare le spese di trasferta. In allegato a questo documento si trova un esempio tipo di foglio di presenza.
Riassunto delle decisioni precedenti
Può essere utile, se si tratta di una serie di riunioni, di rivedere le decisioni prese in precedenza, per ricordarle o per seguire l'avanzamento della loro realizzazione.
Lettura dell'ordine del giorno
Prima di entrare nel vivo della discussione, può essere utile ricapitolare brevemente l'ordine del giorno, le tempistiche per ogni argomento e gli interventi previsti. I punti fondamentali dell'ordine del giorno dovranno essere preferibilmente abbordati all'inizio della riunione, dove la concentrazione è al massimo per evitare di trattarli rapidamente a fine riunione.
Mettere a proprio agio
Per mettere a proprio agio i partecipanti, all'inizio della riunione si possono servire dei caffè o delle bottiglie d'acqua. Inoltre, una sala ben disposta e l'adatta temperatura permettono di rendere una riunione più efficace.
Redigere un rendiconto delle decisioni
Un «rendiconto delle decisioni», stabilito collettivamente dai partecipanti, permette di sottolineare le decisioni importanti prese nel corso della discussione. Il rendiconto non deve essere unicamente passivo: si deve assegnare un responsabile per ogni azione, con una data di previsione.
Data della prossima riunione
Se si tratta di una serie di riunioni, può essere opportuno approfittare della presenza di tutti i partecipanti per decidere insieme quando tenere la/le prossima/e riunione/i.
Dopo la riunione
Redigere il resoconto
È vivamente consigliato di redigere il rendiconto «a caldo», direttamente dopo la riunione, dato che gli appunti presi durante la riunione si servono della «memoria a medio termine». Il rendiconto deve mettere in risalto soprattutto i seguenti punti:
Oggetto della riunione;
Data della riunione;
Partecipanti (e assenti giustificati);
Ordine del giorno;
Riassunto di ogni punto all'ordine del giorno;
Decisioni prese.
In mancanza di un rendiconto della riunione, è indispensabile procedere almeno ad un semplice elenco delle decisioni prese. Il rendiconto della riunione con più obiettivi:
Finalizzare le decisioni;
Formalizzare il lavoro realizzato per permettere ad esempio agli assenti giustificati o a persone non presenti alla riunione di conoscerne i minimi particolari;
Capitalizzare l'informazione, per ricordarsene.
Diffondere il rendiconto
Il rendiconto deve essere inviato a tutti i partecipanti, per validazione. Dopo una settimana circa, se sono state fatte delle proposte di modifica, il rendiconto finale dovrà essere nuovamente inviato ai partecipanti.
Foto: © Pixabay.
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