Workflow - Gestione dei processi lavorativi

Ultimo aggiornamento giovedì 12 ottobre 2017 à 15:52 da Antonello Ciccarello.

Con il termine Workflow (tradotto letteralmente "flusso di lavoro") la creazione di modelli e la gestione informatica dell'insieme dei compiti e i diversi attori coinvolti nella realizzazione di un processo lavorativo (detto anche processo operativo). Il termine Workflow potrà quindi essere tradotto in italiano come Gestione elettronica dei processi lavorativi.

Un processo lavorativo rappresenta le interazioni sotto forma di scambi di informazioni tra i diversi attori quali: gli umani, le applicazioni o i servizi e i processi dati a terzi. In modo pratico, un Workflow può descrivere: il circuito di validazione, i compiti da attuare fra i diversi attori di un processo, i tempi da rispettare, le modalità di validazione.

Esso fornisce inoltre, a ciascuno degli attori, le informazioni necessarie per la realizzazione del proprio compito. Per un processo di pubblicazione in linea, ad esempio, si tratta di creare dei modelli per i vari compiti dell'intera catena editoriale, dalla proposta del redattore alla validazione del responsabile della pubblicazione:

Esempio di un Workflow per la pubblicazione di un documento
L'esempio qui sotto è una rappresentazione molto schematica di quello che potrebbe essere un Workflow di pubblicazione di documento su un'intranet attraverso un'interfaccia di pubblicazione: il redattore propone un articolo al capo della rubrica, il capo della rubrica controlla il documento e lo convalida, il redattore capo trova che il documento presenta degli elementi incompatibili con l'attualità e lo rimanda al redattore; il redattore rivede la propria copia e la sottomette al capo della rubrica, il capo della rubrica corregge qualche punto e trasmette l'articolo al redattore capo e il redattore capo valida il documento per una pubblicazione in linea.

Tipologie di Workflow

Si distinguono solitamente due tipi di Workflow:

Il Workflow procedurale (detto anche Workflow di produzione o Workflow direttivo) che corrisponde a dei processi lavorativi conosciuti dall'azienda e che sono oggetto di procedure prestabilite: il percorso del Workflow è più o meno chiaro;

Il Workflow ad hoc basato su un modello collaborativo nel quale gli attori intervengono nelle decisioni del percorso (il percorso del Workflow è dinamico).

Motore di Workflow

Il motore di Workflow è lo strumento che permette di creare dei modelli e di automatizzare i processi lavorativi dell'azienda. Questo tipo di strumento permette anche di formalizzare le regole lavorativi aziendali per automatizzare il decisionale, cioè il ramo del Workflow da scegliere in funzione del contesto dato.