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Uso di Dropbox per contesti professionali


Se si lavora con dei collaboratori in giro per il mondo che hanno bisogno d'accedere di continuo a documenti presenti sulla piattaforma o sui terminali, Dropbox fa al caso vostro. Generalmente questa piattaforma è conosciuta per il suo servizio d'archiviazione di documenti online, ma da essa i professionisti possono trarne molti vantaggi, tra cui: la comunicazione con i collaboratori, con i clienti e fornitori, per creare l'hosting di un piccolo sito web o trasformarlo in un servizio di back-up, ecc. Ecco come usare Dropbox per contesti professionali.


Cos'è Dropbox

Dropbox è un servizio che consente l'archivio di file in linea, previa creazione di un account Dropbox. Il servizio consente di archiviare gratuitamente fino a 2 GB di file di qualunque tipo. Per poter usufruire di più spazio, è possibile acquistarlo, creando un account Premium che con pochi euro fornisce altro spazio dai 50 GB o 100 GB, ma il vero surplus offerto da questa utility consiste nel poter sincronizzare tutti i documenti archiviati online, da ogni terminale utilizzato (netbook, PC, Mac, tablet e smartphone).

Dropbox è compatibile con i sistemi operativi Windows, Ubuntu, Mac, iOS, Backberry e Android. Tutti i dispositivi utilizzati possono accedervi e condividere file automaticamente sincronizzati sui server sicuri e sui dispositivi che hanno la Dropbox sarà installata.

Condivisione dei file con i collaboratori

Le possibilità di condivisione dati offerte da Dropbox sono ben adatte a tutti coloro che per lavoro sono sempre in mobilità. Il servizio clouding consente, infatti, di restare sempre aggiornati e sincronizzati con il proprio team in sede. Attenzione però all'utilizzo del servizio nella redazione di un documento in collaborazione, per non perdere tutte le sincronizzazioni fatte, è bene nominare una carta di rinomina comune. In ogni caso le sincronizzazioni passate vengono memorizzate per 30 giorni nella versione di Dropbox gratuita, stessa cosa per l'eliminazioni accidentali ripristinabili tramite l'apposita funzione.


Lo spazio fornito da Dropbox è criptato per garantire la privacy più assoluta, mentre le opzioni di condivisioni sono possibili anche per clienti e fornitori, poiché è possibile inviare un link per ogni documento inviato verso la piattaforma.

Backup Dropbox

Creata soprattutto per lo scambio e la condivisione dati, Dropbox è un'ottima soluzione per il backup dei propri documenti importanti. Infatti, tramite l'opzione di specifica della cartella che si desidera copiare in backup e sincronizzarli con qualunque dispositivo.

La sincronizzazione Dropbox con altre applicazioni online

CloudHQ è un servizio online che consente di sincronizzare i propri dati in Dropbox con differenti applicazioni web tra cui: Google Docs, l'utility di gestione progetti Basecamp e i servizi di salvataggio e archivio dati online Sugarsync. Questo servizio è reso disponibile sotto abbonamento.

Condivisione dati Dropbox via Facebook

Dropbox consente agli utenti di condivider le proprie cartelle attraverso il proprio account Facebook con i membri della propria rete. Per utilizzare questa nuova funzione è necessario autorizzare l'applicazione alla connessione Facebook (attraverso Dropbox), per poi consentire di aggiungere dalla propria interfaccia Dropbox i nomi dei propri amici Facebook con i quali si vuole condividere la cartella.

Condivisione file Dropbox nei gruppi Facebook

Gli utilizzatori dell'account Dropbox hanno la possibilità di condividere i file archiviati sulla propria piattaforma in un gruppo Facebook. Questa funzione è possibile tramite la finestra di condivisione Facebook.

Doppia autenticazione Dropbox per una maggiore sicurezza

Per una maggiore sicurezza, soprattutto quando lo si utilizza per contesti professionali, Dropbox propone un sistema d'autenticazione a due livelli, tramite l'immissione di due parole chiave: la prima legata al proprio account Dropbox, la seconda tramite invio di un messaggio sul proprio dispositivo mobile, da richiedere per potersi connettere. Questo tipo di procedura consente di evitare il furto di informazioni e protegge gli utenti in caso di perdita documenti o dello stesso dispositivo. Questa funzionalità è disponibile a partire dalla versione 1.5.12 dell'applicazione della piattaforma Dropbox, si consiglia pertanto di provvedere a scaricare questa versioni, o altre ulteriori, per poter usufruire di questa funzione.


Nota Bene: è possibile installare un sistema d'autenticazione mobile come Google Autenticator per le piattaforme iPhone, Android e BlackBerry.

Dropbox per le imprese

L'offerta per l'impresa di Dropbox (1000 GB di base) è dedita alle piccole e medie imprese che dedicano molto tempo al lavoro collaborativo. Dropbox per le imprese presenta molti strumenti utili alla gestione e amministrazione e di differenti funzioni Premium. È possibile elencare le caratteristiche della Dropbox per le imprese nel seguente modo:


Cifre dati (AES 256 bits e protocollo SSL);

Eliminazione a distanza di cartelle Dropbox in caso di perdita o furto del PC;

Validazione della connessione a due livelli;

Separazione dell'account Dropbox personale da quello professionale;

Recupero di file eliminati e della cronologia delle versioni;

Amministrazione centralizzata;

Autenticazione unica con Active Directory;

Trasferimento degli account Dropbox esistenti al Dropbox d'impresa e dei file verso un nuovo account in caso di licenziamento di un impiegato.

Raggruppare e gestire le foto e i video grazie all'applicazione Carousel

Carousel è un'applicazione mobile gratuita (per iOS e Android creata da Dropbox che consente di sincronizzare automaticamente le foto e i video fatti con Dropbox e di raggruppare l'insieme delle foto/video nello stesso account della piattaforma e del proprio smartphone per poterli visualizzare in una galleria ad essi dedicata.


Foto: © Dropbox.
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Jean-François Pillou

I nostri contenuti sono creati in collaborazione con esperti di high-tech, sotto la direzione di Jean-François Pillou, fondatore di CCM.net e digital director del Gruppo Figaro. CCM è un sito di high-tech leader a livello internazionale ed è disponibile in 11 lingue.

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L'articolo originale è stato scritto da . Tradotto da Claudia Scarciolla. Ultimo aggiornamento da Antonello Ciccarello.

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