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Come usare Trello

Trello è un’applicazione molto utile per organizzare attività personali o di gruppo. Il primo obiettivo è quello di rendere il tempo dedicato al lavoro il più produttivo possibile, in che modo? Consentendo di visualizzare con facilità e precisione le proprie priorità individuali o la ripartizione delle responsabilità in un gruppo di lavoro.



In questa guida vedremo come funziona Trello e daremo alcuni consigli (o tips) per usarlo al meglio, sia per scopi professionali, che personali o creativi, ma anche per progetti specifici come l’organizzazione di una festa di gruppo a sorpresa, la pianificazione di un viaggio o di un trasloco.


Ottenere Trello

Trello è un servizio gratuito disponibile sia per desktop PC, scaricabile da questo link in moltissime lingue, che in versione Android o iPhone.

Creare un progetto

Trello è molto facile da usare. a struttura principale di questo strumento sono le schede. Per iniziare a lavorare il primo passo da fare è quello di creare la propria scheda iniziale che include tutti i progetti preposti e le eventuali varianti. Ogni scheda è divisa in vari elenchi ai quali è possibile apporre diverse etichette in riferimento ai diversi compiti da svolgere, necessari per raggiungere l’obiettivo finale dello stessa sessione-lista.


Tuttavia, se si tratta di un progetto completo si possono creare varie schede per ognuna delle fasi componenti la propria missione. Questa è un’opzione molto complessa, poiché non permette di vedere tutte insieme le diverse fasi del progetto ma offre più possibilità di creare diverse categorie con più livelli.

Aggiungere liste ed etichetta al proprio progetto su Trello

Trello è molto intuitivo. Aprendo la propria bacheca apparirà una schermata con l'opzione "Elenchi di cose da fare" e qui si potrà inserire un titolo per ciascuna delle liste.


Nel lato destro della schermata appare un menu per poter personalizzare le impostazioni dell’interfaccia della propria lista. Si può nascondere questo menu quando non serve per avere una migliore visibilità della schermata.

Eliminare una lista

Per default appaiono due liste già create, "In corso" e "Terminate". Se non interessano, le si possono eliminare cliccando sui tre puntini che appaiono a destra del nome della lista, e poi, scegliere Archivia questa lista. Questo procedimento serve per eliminare qualsiasi lista creata.


Tip 1 - Semplicità

Consigliamo di iniziare a utilizzare una bacheca per l'intero progetto e di organizzare le fasi del proprio lavoro o missione all'interno degli elenchi della stessa scheda, che a sua volta avrà diverse carte per ogni attività. In questo modo si potrà vedere su un unico schermo tutti i livelli del lavoro.
Per far sì che la situazione e l'evoluzione del lavoro possano essere percepite a colpo d'occhio, suggeriamo anche di inserire in ciascuna nota le informazioni essenziali e, se possibile, un titolo.

Come condividere un progetto con Trello

Trello ha guadagnato un’immensa visibilità grazie alla sua efficacia in termini di organizzazione di attività collettive. Condividere una missione con amici, familiari o con il proprio team di lavoro è molto facile. Alla destra del nome della scheda appaiono una serie di tasti:

-Personale: indica la posizione di questa bacheca, che può esser personale o collettiva, nel caso si siano create alcune equipe.
-Privato: in modo predefinito per in ogni bacheca Trello si imposta una configurazione di visibilità privata, ma che è possibile cambiare con l’opzione Gruppo, affinché venga vista e modificata da tutti membri, o Pubblica.
-Invita: con questo tasto è possibile inviare per e-mail la bacheca a coloro con le quali si desidera dividere le attività oppure generando un link e condividerlo.

Creare un gruppo

Vi sono diverse opzioni per accedere alla funzione Crea gruppo. La prima è quella di cliccare sopra il tasto Personale che appare alla destra del nome del progetto. Così facendo si dispiegherà una finestra con l’opzione del gruppo.



Un altro modo è quello di farlo tramite il tasto + situato nell’angolo superiore destro dello schermo


Assegnare un compito

Quando si lavora in gruppo su Trello è possibile assegnare compiti direttamente ai membri interessati che li svolgeranno. È molto semplice: basta scrivere la @ e il nome della persone all’interno dell’attività presente in una scheda.


Compiti con data

Si può inserire una data in ogni missione o ogni attività. Passando il mouse su ogni scheda si visualizzerà un pulsante con una matita, situata nel margine destro. Premendola si accederà ad un menu per modificare la scheda. Tra le opzioni presenti in dato menù vi è Modifica la data di scadenza. Cliccandovi, sarà visualizzato un calendario in cui si potrà contrassegnare il termine di consegna ma anche configurare un avviso per ricordarne la scadenza.


Tip 2 - Scadenza delle attività

Con il passare del tempo il colore delle carte diventa sempre più opaco, questo è un segno di abbandono del compito. È molto utile per ricordare le linee guida dimenticate o vedere rapidamente le attività su cui si trascorre più tempo, ossia le schede con i colori più vividi. Il nostro consiglio è di non lasciare che sui compiti si crei della polvere ma di risolverli il più presto possibile ed evitare l'accumulo di carte senza senso. Meglio sfoltire il lavoro archiviando le schede non più importanti o unirle con altre per facilitarne la visione.

Checklist

Si possono collocare tutte le attività elencate nelle schede di un elenco, ma quando si tratta di piccoli elementi che fan parte di uno stesso compito, come ad esempio la lista della spesa, è possibile aggiungerla in una checklist interna ad ogni attività. Questa opzione appare cliccando due volte con il mouse sulla scheda. Una volta ottenuti gli elementi di questa lista interna, contrassegnarli con una croce inserita nella piccola casella situata a sinistra di ogni elemento, come un segno di spunta o finito.


Tip 3 - Lista delle attività realizzate

Si sa quando sia soddisfacente portare a termine una missione completata attraversando diverse cose da fare.Per questo motivo consigliamo di includere all’interno di ogni progetto o scheda, una sezione delle attività completate. In questo modo si vedrà l’evoluzione del proprio lavoro, e ciò permetterà di continuare motivati, oltre che a tenere un maggiore controllo di chi realizza ogni lavoro in caso si tratti di un progetto in gruppo.

Allegare file o link

Se si vuole aggiungere un link basta fare doppio clic sull’attività. Si aprirà una finestra di opzioni avanzate di ogni scheda sopra citata, e l’opzione Allegato verrà visualizzato nel menu a destra. È possibile allegare direttamente un link o, se si tratta di un file, è possibile selezionarlo dalla voce Computer per caricarlo dal computer o scegliendo una delle applicazioni di archiviazione cloud integrate. Ecco come sincronizzare il tuo account con queste applicazioni.

Applicazioni integrate

Trello consente di sincronizzare il proprio progetto di lavoro con altre piattaforme tra cui Google Drive, DropBox, Slack, Google Maps, client e-mail come Gmail o editor di testo. Questo è possibile aggiungendo questi servizi su Trello tramite Power-Ups integrate. Esistono un’infinità di strumenti gratuiti o a pagamento. Si possono configurare le Power-Ups per il proprio account Trello qui.

Tip 4 - Modelli

Come già accennato, è possibile impostare ogni etichetta passando il mouse sopra e cliccando sul tasto a forma di matita. Tuttavia, se si vuole lavorare con un formato predefinito di etichette raccomandiamo di creare i propri modelli. Nell’angolo inferiore destro di ogni lista appare un'icona quadrata per creare Schede modello, qui apparirà l'elenco dei modelli già realizzati o progettarli di nuovi. Se ne potranno creare quanti se ne vogliono, inserendo il colore, il carattere e le altre funzionalità di cui hai bisogno.


Chat

Trello offre varie chat room per conversare con gli altri utenti quando si tratta di un progetto di gruppo. Dentro ogni scheda vi è uno spazio dedicato alla conversazione che si apre quando si clicca doppiamente sull’attività in questione. Il pulsante con la campana situato in alto a destra dello schermo indicherà le varie notifiche ricevute tra cui le citazioni, i commenti in chat o il completamento delle attività.

Tip 5 - Chiedi aiuto a Butler

Blutler è il robot che Trello mette a disposizione per poter offrire un supporto con le attività automatizzate, avvisi di scadenza o creazione automatica di attività, ad esempio. Consigliamo di dargli un’occhiata e vedere se Butler può esser d’aiuto per semplificare il proprio lavoro.

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