Soluzioni digitali per la contabilità di piccole e medie aziende

Novembre 2016

Dalla stima delle fattura fino al loro pagamento, passando poi per il conteggio buste paga fino al sollecito dei pagamenti da parte dei clienti,la buona riuscita di una piccola impresa dipende anche dalla sua contabilità. Per meglio gestire i propri conti e controllare al meglio le loro finanze, le piccole e medie imprese possono aver accesso ad alcune soluzioni digitali. A pagamento o gratuite, la soluzione di ospitare nei server dell'impresa o in cloud, le proprie informazioni rappresenta un guadagno di tempo e una sicurezza in caso d'imprevisti. In questa guida vedremo quali sono le soluzioni digitali migliori da attuare nella contabilità aziendale.



Il digitale una sfida per le priccole e medie imprese

L'utilizzo di strumenti digitali nella routine di tutti i giorni non è più appannaggio delle sole grandi imprese. Tuttavia, l'integrazione della tecnologia digitale nelle abitudini quotidiane delle piccole e medie imprese è ancora debole. Al di là dei siti internet come vetrina delle attività o come punto di contatto, le piccole e medie imprese hanno a loro disposizione un ventaglio di soluzioni digitali molto ampio e che abbraccia, la gestione commerciale, la gestione delle relazioni clienti, la fatturazione e al contabilità, la comunicazione telefonica in VOIP, stockaggio online, ecc. Soluzioni, queste, che possono essere dedite all'utilizzo sia in sede che mobile e che possono svilupparsi all'interno dell'impresa o concepite sotto forma di software Saas ( Software as a Service). L'integrazione di questo genere di soluzioni rappresenta, come scontato che sia, una vera e propria sfida per l'impresa. Una sfida che riguarda, per lo più l'accompagnare le abitudini dei prospect e dei clientiin una costante evoluzione, di restare competitivi rispetto ai concorrenti e di guadagnare del tempo nelle tasks quotidiane. In questo caso si parla di: guadagno d'efficienza: guadagno di tempo e riduzione dei costi con una migliore organizzazione del lavoro; e di conquista dei nuovi mercati e guadagno di competitività: adattamento alle nuove tecnologie e fidelizzazione della clientela. Naturalmente, la mise en place di soluzioni digitali richiede una riorganizzazione all'interno dell'impresa.

La migliore soluzione digitale per la contabilità

Definire i bisogni dell'impresa

A seconda del tipo d'attività svolto dall'impresa, i bisogni riguardanti la contabilità possono essere molteplici: selezione delle fatture d'acquisto o di vendita (prodotti o servizi); gestione dei termini di pagamento; sollecito clienti; controllo dei liquidi d'impresa; previsione delle entrate ed uscite; controllo degli stipendi e delle spese della società; preparazione di un bilancio contabile, ecc. I software dediti alla contabilità possono facilmente interessare questo tipo di attività. Tuttavia nel caso in cui l'impresa delega parte della sua contabilità ad un esperto, si può raccomandare di ricorrere a soluzioni più semplici, in modo da gestire solo alcune funzionalità requisite. Ad es. Solo i preventivi e la fatturazione, nel caso in cui la gestione degli stipendi è affidata ad un fornitore esterno di servizi. L'impresa deve anche definire quali sono gli utilizzatori della soluzione digitare, conoscere le loro competenze e prevedere delle formazioni supplementari, se necessarie. Si raccomanda anche di determinare un numero di utenti, alcune soluzioni, infatti, possono fatturare i loro servizi a seconda del numero di persone che possono accedervi.

Quale archiviazione per i dati?

La soluzione scelta può essere quelle di ospitare un dei server d'impresa (software liberi o a pagamento) o utilizzando dei servizi online (come software di tipo SaaS, anch'essi gratuiti o a pagamento).

Hosting sui server d'impresa

Questa soluzione può essere utile per andare incontro ai bisogni dell'impresa, in termini di mobilità (vendita su terreno, professionisti in trasferta, ecc.), dove l'utilizzo di soluzioni compatibile con i terminali mobili può essere raccomandabile e utile per: assicurare un facile accesso, anche simultaneo a più utenti; verificare al compatibilità con i sistemi operativi dei PC d'impresa; preservare i dati sensibili, in modo che siano fatti i controlli di sicurezza adatti sui server dell'azienda e che i dati siano in backup regolari, onde evitare la loro perdita.

Hosting in Cloud su software online

L'hosting in cloud può avvantaggiare di più i professionisti, garantendo un accesso facilitato, indipendentemente dal luogo di lavoro; salvataggio e sincronizzazione in tempo reale dei dati; accesso ai documenti condivisi anche in caso di trasferta.

Tuttavia, questo tipo di soluzioni richiedono un certo tipo di sicurezza rinforzata che riguardi dati cifrati, detenzione d'intrusi, verifica del tipo di connessione e disconnessione a distanza (utile per i professionsiti che utilizzano dispositivi mobili); assicurarsi che i dati siano correttamenti salvati e accessibili all'impresa.

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