Uso di Dropbox per contesti professionali

Dicembre 2016

Se si lavora con dei collaboratori "nomadi" che hanno bisogno d'accedere di continuo a documenti presenti sulla piattaforma o sui terminali, Dropbox fa al caso vostro. Generalmente questa piattaforma è conosciuta per il suo servizio d'archiviazione di documenti online, ma da essa i professionisti possono trarne molti vantaggi, tra cui: la comunicazione con i collaboratori, con i clienti e fornitori, per creare l'hosting di un piccolo sito web o trasformarlo in un servizio di back-up, ecc.


Cos'è Dropbox

Dropbox è un servizio che consente l'archivio di file in linea, previa creazione di un account Dropbox. Il servizio consente di archiviare gratuitamente fino a 2 GB di file di qualunque tipo. Per poter usufruire di più spazio, è possibile acquistarlo, creando un account Premium che con pochi euro fornisce altro spazio dai 50 GB o 100 GB, ,a il vero surplus offerto da questa utility consta nel poter sincronizzare tutti i documenti archiviati online, da ogni terminale utilizzato (netbook, PC, Mac, tablet e smartphone).

Dropbox è compatibile con i sistemi operativi Windows, Ubuntu, Mac, iOS, Backberry e Android. Tutti i dispositivi utilizzati possono accedervi e condividere file automaticamente sincronizzati sui server sicuri e sui dispositivi che hanno la Dropbox sarà installata.

Condivisione dei file con i collaboratori

Le possibilità di condivisione dati offerte da Dropbox sono ben adatte a tutti coloro che per lavoro sono sempre in mobilità. Il servizio clouding consente, infatti, di restare sempre aggiornati e sincronizzati con il proprio team in sede. Attenzione però all'utilizzo del servizio nella redazione di un documento in collaborazione, per non perdere tutte le sincronizzazioni fatte, è bene nominare una carta di rinomina comune. In ogni caso le sincronizzazioni passate vengono memorizzate per 30 giorni nella versione di Dropbox gratuita, stessa cosa per l'eliminazioni accidentali ripristinabili tramite l'apposita funzione.

Lo spazi fornito da Dropbox è criptato per garantire la privacy più assoluta, mentre le opzioni di condivisioni sono possibili anche per clienti e fornitori, poiché è possibile inviare un link per ogni documento inviato verso la piattaforma.

Back-up Dropbox

Creata soprattutto per lo scambio e la condivisione dati, Dropbox è un'ottima soluzione per il back-up dei propri documenti importanti. Infatti, tramite l'opzione di specifica della cartella che si desidera copiare in back-up e sincronizzarli con qualunque dispositivo.

La sincronizzazione Dropbox con altre applicazioni online

CloudHQ è un servizio online che consente di sincronizzare i propri dati in Dropbox con differenti applicazioni web tra cui: Google Docs, l'utility di gestione progetti Basecamp e i servizi di salvataggio e archivio dati online Sugarsync. Questo servizio è reso disponibile sotto abbonamento.

Condivisione dati Dropbox via Facebook

Dropbox consente agli utenti di condivider le proprie cartelle attraverso il proprio account Facebook con i membri della propria rete. Per utilizzare questa nuova funzione è necessario autorizzare l'applicazione alla connessione Facebook (attraverso Dropbox), per poi consentire di aggiungere dalla propria interfaccia Dropbow i nomi dei propri amici Facebook con i quali si vuole condividere la cartella.

Condivisione file Dropbox nei gruppi Facebook

Gli utilizzatori dell'account Dropbox hanno la possibilità di condividere i file archiviati sulla propria piattaforma in un gruppo FacebooK. Questa funzione è possibile tramite la finestra di condivisione Facebook.

Doppia autenticazione Dropbox per una maggiore sicurezza

Per una maggiore sicurezza, Dropbox propone un sistema d'autenticazione a due livelli, tramite l'immissione di due parole chiave: la prima legata al proprio account Dropbox, la seconda tramite invio di un messaggio sul proprio dispositivo mobile, da richiedere per potersi connettere. Questo tipo di procedura consente di evitare il furto di informazioni e protegge gli utenti in caso di perdita documenti o dello stesso dispositivo. Questa funzionalità è disponibile a aprtire dalla versione 1.5.12 dell'applicazione della piattaforma Dropbox, si consiglia pertanto di provvedere a scaricare questa versioni, o altre ulteriori, per poter usufruire di questa funzione.

Nota Bene: È possibile installare un sistema d'autenticazione mobile come Google Autenticator per le piattaforme iPhone, Android e Blackberry.

Dropbox per le imprese

L'offerta per l'impresa di Dropbox (1000 GB di base) è dedita alle piccole e medie imprese che dedicano molto tempo al lavoro collaborativo. Dropbox per le imprese presenta molti strumenti utili alla gestione e amministrazione e di differenti funzioni Premium. È possibile elencare le caratteristiche della Dropbox per le imprese nel seguente modo:

Cifre dati (AES 256 bits e protocollo SSL);

Eliminazione a distanza di cartelle Dropbox in caso di perdita o furto del PC;

Validazione della connessione a due livelli;

Separazione dell'account Dropbox personale da quello professionale;

Recupero di file eliminati e della cronologia delle versioni;

Amministrazione centralizzata;

Autentificazione unica con Active Directory;

Trasferimento degli account Dropbox esistenti al Dropbox d'impresa e dei file verso un nuovo account in caso di licenziamento di un impiegato.

Raggruppare e gestire le foto e i video grazie all'applicazione Carousel

Carousel è un'applicazione mobile gratuita (per iOS e Android creata da Dropbox che consente di sincronizzare automaticamente le foto e i video fatti con Dropbox e di raggruppare l'insieme delle foto/video nello stesso account della piattaforma e del proprio smarthpone per poterli visualizzare in una galleria ad essi dedicata.

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