Come proteggere i dati d'impresa in un viaggio d'affari

Dicembre 2016

In alcune circostanze un professionista è tenuto a compiere dei viaggi di lavoro, all'estero o nel proprio paese di competenza, con il proprio pc portatile o tablet per potergli facilitare il lavoro in mobilità.
Inoltre, molte altre sono le app che rendono possibile l'accesso ai dati d'impresa a distanza. Come in ogni cosa, la facilità può essere contrastata da questioni di sicurezza che espongono il dipendente e la stessa impresa al furto di dati sensibili. Ecco qui illustrata la buona prassi da adottare in caso di spostamenti di lavoro.

In previsione di un viaggio di lavoro

Quale supporto mobile privilegiare?

Più supporti mobili consentono un accesso a dei dati specifici (mail professionali, agenda, progetti d'impresa, ecc.). PC, tablet, smartphone ognuno di questi dispositivi ha i propri vantaggi e presenta degli inconvenienti.
Dunque per scegliere i dispositivi giusti è necessario porre attenzione alle condizioni di spostamento, definire bene i propri bisogni all'estero e informarsi riguardo le condizioni di lavoro in loco:
Smartphone: dà accesso a mail, documenti condivisi, applicazioni, servizi cloud e video conferenze (per es. Skype).
tablet: dà lo stesso accesso degli smartphone ma con un comfort visuale maggiore.
PC portabili: tutti gli strumenti collaborativi e comunicativi, buona comodità di lavoro ma a livello pratico più ingombrante.

Ricarica e connettività

Assicurarsi il buon funzionamento degli apparecchi prima della partenza. Verificare le batterie e la connettività è importante. In alcuni paesi, un adattatore può essere necessario per poter ricaricare gli apparecchi elettronici.
Attenzione: è sconsigliato ricaricare un qualunque dispositivo elettronico prima dell'imbarco di un volo con destinazione gli Stati Uniti, sotto norma vige della confisca dello stesso in caso sia ricaricato.
Nota: smartphone e tablet possono essere caricati da PC tramite cavo USB.

Installare le giuste applicazioni per il lavoro a distanza

Il vantaggio di queste applicazioni consta nel fatto che le stesse favoriscono il lavoro collaborativo a distanza e anche l'accesso ai file. È per tanto consigliato di installarle o testarle prima della partenza.
Scegliere delle app facili da utilizzare per i collaboratori, come Skype, ad es. che può essere utilizzato su computer, smartphone e tablet. L'utilizzo di questo genere di soluzioni permette anche di limitare i costi di roaming all'estero.

La connessione dall'estero

La protezione degli accessi da dispositivi mobili

Gli smartphone, come i tablet, possono essere soggetti a tentativi di pirateggio, e rispetto ai computer, sono in generale meno protetti e possono contenere dei dati sensibili. Per evitare inconvenienti in questo senso, la sicurezza delle connessioni wifi è la prima cosa da fare, così come la protezione dei dispositivi attraverso password è da non dimenticare. In ogni modo, fare attenzione a non scaricare app sconosciute e ai tentativi di phishing via sms.

Sicurezza delle connessioni Wi-fi

La sicurezza delle connessioni è essenziale, a maggior ragione quando si parla di dispositivi contenente dei dati confidenziali o sensibili riguardanti l'impresa. Dunque è bene assicurarsi che il computer sia dotato di un firewall per evitare i tentativi d'intrusione; verificare l'autenticità e l'affidabilità della stessa connessione; bloccare la possibilità di una connessione client-client, ossia da un altro dispositivo mobile al proprio dispositivo e evitare la connessione da un hostpot o un punto di connessione aperta, per es. proposta da un ristorante o un caffè!
Inoltre quando di utilizza un tablet o uno smartphone è consigliabile assicurare dell'affidabilità della rete. E disattivare la connessione WIFI, quando non necessaria.

Sicurezza dei dati d'impresa

Proteggere i dati sensibili

I dati più sensibili e confidenziali devono essere particolarmente protetti all'estero. È bene, infatti, installare un'applicazione che permette, in caso di furto, di disattivare il dispositivo o di eliminare tutti i dati da remoto. Per es. aiutandosi con Cerberus Antifurto o Android Devcie Manager per gli apparecchi che utilizzano l'OS Android. Fare attenzione a disattivare la condivisione di cartelle e file su un pc portatile. Provvedere alla disattivazione del bleutooth e del wifi se non sono utilizzati.
È anche possibile criptare i dati trasmetti da un pc, utilizzando il tunnel VPN proposto da alcuni sistemi operativi.

Bloccare l'accesso cloud

L'archivio di documenti online consente un accesso più facile a tutti i dati dell'impresa. Ma l'utilizzo del cloud deve comunque basarsi su una sicurezza maggiore per evitare il furto dati. Scegliere delle soluzioni di cloud ad autenticazione rinforzata, ad es. con una convalida tramite codice di sicurezza inviato sul mobile; optare per il trasferimento criptato dei dati, assicurarsi che l'accesso al cloud possa essere bloccato da remoto in caso di furto del proprio dispositivo mobile.

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