Come scrivere un'e-mail in inglese

Novembre 2016

Scrivere un'e-mail professionale o commerciale in inglese è spesso difficile. La corrispondenza professionale via mail nella lingua di Shakespeare richiede vere competenze. Per evitare gli errori più comuni, ecco alcuni consigli pratici e modi di dire utili per scrivere una e-mail in contesti diversi:


Regole generali

L'oggetto della e-mail

Come in italiano, l'oggetto deve dare un idea precisa e concisa del contenuto del messaggio e del motivo per cui si sta scrivendo. In effetti, dopo aver letto l'oggetto dell'e-mail, il destinatario deve sapere esattamente se si tratta di: un primo contatto, una richiesta, una richiesta di chiarimenti, un follow up, una candidatura di lavoro, una denuncia o una risposta ad una domanda.

Un buon metodo per selezionare le giuste parole chiave è quello di scrivere l'oggetto dopo avere finito di scrivere il messaggio e dopo averlo riletto attentamente. Scegliete l'oggetto e ponetevi questa semplice domanda: senza conoscere il contenuto della mail, l'oggetto permette di identificarne chiaramente il contenuto?

L'inizio di una e-mail

Diverse espressioni sono consentiti, e, ovviamente, dipendono dal tipo di relazione e dalla familiarità che si è stabilita con l'interlocutore, come ad esempio tra dipendente e datore di lavoro o se si contatta il destinatario una seconda volta.

Saluti

Saluto informale: «Hello Mark» o «Hi Mark»
Saluto formale: «Dear Mark» (neutro), «Dear Mr. Smith» (molto formale, da scrivere ad un cliente)
Destinatario sconosciuto (ad esempio per una candidatura): «To whom it may concern»).

Frasi introduttive e il corpo dell'e-mail

La frase introduttiva deve dare una chiara indicazione del fine intrinseco della mail stessa, in coerenza con l'oggetto. Presentarsi all'inizio dell'e-mail è utile, ma meglio farlo in breve, dato che la vostra firma alla fine darà le informazioni precise sulla vostra identità. In alternativa, nel corpo del messaggio possono essere utilizzate alcune delle seguenti affermazioni:

Primo contatto

I'm writing in connection with (+ oggetto della mail).
I am writing with regard to (+ oggetto della mail).
Your name (o your e-mail contact) was given to me by... (se occorre precisare il contesto).
I am writing to you on behalf of...

Risposta

Thank you for your consideration on that matter/regarding (una domanda che avete fatto).
Thank you for your availability/quick answer.

Messaggio di informazione (neutro/positivo/negativo)

I'm writing to let you know that (neutro).
I am (or we are) delighted to tell you that (informazioni positive).
We regret to inform you that (rifiuto di una richiesta dell'interlocutore).

Richiesta

I'd be very grateful if you could (formale).
Would you be so kind as to (formale).
Could you please? (neutro).

Follow up

I haven't received any answer from you regarding... I would like to kindly remind you that...
Further to
...
With reference to...

Ringraziamenti

I (or We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (molto formale).

Richiesta Informazioni o chiarimenti

Could you give me some information/tell me more about...
I'm interested in receiving...
There are several points we don't quite understand regarding... Would you mind giving more details about...

Conclusioni

A seconda della natura del messaggio, esistono diverse modalità possibili per concludere una e-mail:

If you need any additional assistance please contact me (esempio: contatto cliente, dopo una risposta dettagliando la procedura da seguire).
If you need further information, feel free to contact me.
Thank you in advance...(richiesta fatta nel messaggio).
I look forward to hearing from you soon.

Infine alcune frasi di cortesia al termine di una e-mail: Yours faithfully, Yours sincerely sono formule usate solitamente per la corrispondenza epistolare. Per una e-mail, le formule più indicate sono:

King Regards
Best Regards
Regards (tra gli altri)

Allegati e-mail inoltrate

Per poter allegare o inoltrare mail, le formule le formule più usate sono:

Please find attached...
Hereby attached...
Please find enclosed (raramente usato).
Please find below (per esempio: riferimento ad un testo inoltrato al destinatario).

Inglese britannico Vs. inglese americano

Alcune caratteristiche di linguaggio e di ortografia differenziano l'inglese britannico dall'inglese americano.
Alcuni dizionari bilingue o monolingue online evidenziano queste differenze, esempio WordReference.

Struttura delle frasi e punteggiatura

Nella forma scritta bisogna stare attenti alla struttura delle frasi, ai paragrafi e alla punteggiatura. Alcune strutture (concessione? although, opposizione, relazione di causa ed effetto, ecc.) possono sviluppare frasi molto lunghe e poco chiare. Per non cadere in questo tipo di errore, si consiglia di preferire delle frasi brevi e una progressione logica, utilizzando connettori logici (indeed, that's why, besides, however).

Anche utilizzare segni di punteggiatura per sottolineare la progressione logica (i due punti, parentesi esplicative, le virgole). Per maggiori informazioni, potete consultare questo articolo: guida pratica per la punteggiatura in inglese

Link utili

Espressioni utili per scrivere email
Espressioni utili per scrivere una lettera
Frasi utili per le email e lettere aziendali

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