Redigere e-mail professionali in inglese

Novembre 2016

Redigere un'email in inglese è un esercizio spesso pericoloso in ambito professionale. Rischi di contro-sensi, sintassi maldestra, frasi impostate all'itailana: la corrispondenza professionale via email nella lingua shekespeariana richiede un reale savoir-faire. Per evitare errori comuni, ecco qualche consiglio pratico ed espressioni idiomatiche utili per comporre una mail a seconda del contesto, e qualche dritta per diventare più esperti nell'e-correspondence professionale in inglese.


Regole generali

Oggetto della e-mail

Come in italiano, il campo oggetto deve indicare precisamente e in maniera concisa il contenuto del messaggio. Deve riassumere l'atto/la finalità della corrispondenza. Quando si legge l'oggetto della mail, il destinatario deve quindi sapere esattamente di che si tratta:


Richiesta di contatto;

Una richiesta;

Richiesta di delucidazione;

Rinnovare una richiesta;

Una candidatura;

Un reclamo;

Una risposta a una domanda, ecc.

Un buon modo di selezionare le buone "parole chiave" è di comporre l'oggetto della mail dopo aver redatto per intero il corpo del messaggio, e averlo riletto con attenzione. Scegliere accuratamente il titolo dell'oggetto, che deve essere chiaro e inerente al contenuto della mail in questione.

L'inizio di una mail

Sono ammesse molte espressioni e dipendono chiaramente dal vostro rapporto con l'interlocutore, della vostra relazione gerarchica con questo e della cronologia della corrispondenza. Sapendo che, in generale, la corrispondenza in inglese si fa con un registro meno sostenuto rispetto a quella italiana.

Saluti

Saluto informale: "Hello Mark" oppure "Hi Mark" (si presuppone di pari livello, corrispondenza regolare).

Saluto formale: Dear Mark (neutro), Dear Mr. Smith (molto formale, da usare ad esempio coi clienti).

Destinatario sconosciuto (ad esempio una candidatura): "To whom it may concern".

Frasi introduttive e corpo del messaggio

La frase di introduzione deve dare un'indicazione precisa sull'obiettivo dell'e-mail, ed essere coerente con l'oggetto. Non è necessario presentarsi lungamente a inizio mail, sempre che la firma (tradurre la propria funzione/carica esatta in inglese) dia informazioni precise sulla vostra identità. Alcune delle frasi che seguono possono anche essere utilizzate nel corpo del messaggio:


Primo contatto

I'm writing in connection with (+ oggetto della mail);
I am writing with regard to (+ oggetto della mail);
Your name (o your email contact) was given to me by... (se serve contestualizzare);
I am writing to you on behalf of...

Risposta

Thank you for your consideration on that matter/regarding (ad una domanda fatta da voi);
Thank you for your availability/quick answer.

Messaggio informativo (neutro/positivo/negativo)

I'm writing to let you know that (neutro);
I (we) am (are) delighted to tell you that (informazione positiva);
We regret to inform you that (risposta negativa a una domanda dell'interlocutore).

Richiesta

I'd be very grateful if you could (formale);
Would you be so kind as to (formale);
Could you please? (neutro);

Rilancio/Monitoraggio

To this day, I haven't received any answer from you regarding... I would like to kindly remind you that...
Further to...
With reference to...

Ringraziamenti

I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (molto formale);

Richiesta di informazioni/chiarimenti

Could you give me some information/tell me more about...
I'm interested in receiving...
There are several points we don't quite understand regarding... Would you mind giving more details about...

Concludere una mail

Esistono diverse formule possibili, secondo la natura del messaggio.


If you need any additional information, please contact me (ad esempio: contatto con cliente, dopo una risposta che specifica un procedimento da seguire);

If you need any further information, feel free to contact me;

Thank you in advance... (richiesta formulata nel messaggio);

I look forward to hearing from you soon;

Infine alcune formule di cortesia alla fine di una mail (Yours faithfully, Yours sincerely) sono piuttosto per la corrispondenza cartacea, via posta.

Per una mail, le formule dedicate sono:

King regards;

Best regards;

Regards (tra colleghi).

Allegati, mail inoltrate

Quattro formule possibili (di solito);


Please find attached (attachment corrisponde ad "allegato" in inglese);

Hereby attached;

Please find enclosed (raro);

Please find below (ad esempio: citare un testo inoltrato al destinatario).

Inglese britannico e inglese americano

Alcune particolarità linguistiche/ortografiche differenziano l'inglese britannico da quello americano.


Alcuni dizionari bi-lingue italiano/inglese o mono-lingua online marcano le differenze, come Wordreference.

Adattare l'inglese all'italiano, sintassi delle frasi, punteggiatura

Formulare la frase come fosse in italiano è un errore frequente per iscritto, sopratutto nella struttura delle frasi e dei paragrafi. Alcune strutture (concession? although, opposition, relazione di causa/effetto, ecc.) possono portare a frasi molto lunghe e poco chiare.


Per evitare questo scoglio (l'accavallamento delle proposizioni una sull'altra) un trucchetto è formare frasi corte e mantenere un processo logico, utilizzando connettori logici (indeed, that's why, besides, however) ecc.

Utilizzare la punteggiatura per sottolineare il processo logico (i due punti, parentesi esplicative, le virgole, ecc.).

Qualche link utile

Wordreference: dizionario online molto completo.

Bab.la Business phrases inglese/italiano

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