Regole per il buon uso della messaggeria

Dicembre 2016
Quando si scrive un testo su internet, in particolare un'email "formale", è bene rispettare delle regole per evitare di essere scortesi con il proprio interlocutore. Ecco cosa bisogna fare.


La Netiquette

La Netiquette (contrazione delle parole "Net" e "étiquette") rappresenta l'insieme delle regole di buon uso su internet per rispettare gli altri ed essere rispettati. Si tratta quindi unicamente di regole di buona creanza e buona condotta per far condividere agli internauti un comportamento rispettoso per se e per gli altri.

Regole per scrivere e inviare un messaggio

Per prima cosa bisogna indicare chiaramente l'argomento del messaggio nella zona "Oggetto" (o "Soggetto"). Questo è particolarmente importante per il destinatario. Sarà così più semplice per il destinatario distinguere nell'insieme dei messaggi ricevuti quali sono i prioritari da quelli che lo sono meno se l'oggetto del messaggio è esplicito. Inoltre permetterà di classificare più facilmente i messaggi ricevuti. È possibile fare una distinzione fra un oggetto generale, convenzionalmente messo fra parentesi quadre (in nome di un progetto ad esempio) e un riassunto dell'oggetto. Ad esempio:
[Progetto X] riunione del 13 dicembre 2005
.

Inviare il messaggio elettronico solamente alle persone interessate. È inopportuno, e fastidioso per i destinatari, trasmettere un messaggio elettronico a chiunque. I destinatari perdono del tempo prezioso a smistare i messaggi che li coinvolgono effettivamente da quelli che hanno poco o nessun interesse per loro. Inoltre, questa pratica occupa inutilmente delle risorse di rete:

Il campo «A:» (in inglese «To:») designa il destinatario principale. È a lui che viene indirizzato il messaggio elettronico;

Il campo «Cc:» (o «Copia carbone:») designa le persone informate dalla comunicazione via mail;

Il campo «Bcc:» (o «Copia nascosta») designa i destinatari invisibili dall'insieme degli altri destinatari. L'uso di questa funzionalità è sconsigliato. Si preferisce inviare l'informazione separatamente con una copia del precedente invio.

Essere brevi e ben limitare il contesto del messaggio. Per facilità di lettura e comprensione, è meglio usare delle frasi brevi e precise. Se il messaggio è lungo, allora dividetelo in più paragrafi. Un testo preciso e ben strutturato evita i malintesi e i fraintendimenti. Un messaggio può facilmente e rapidamente essere trasmesso ad altre persone. Utilizzate un linguaggio adeguato ed evitate l'umorismo fuori posto, i sarcasmi e gli insulti. In un quadro professionale, si consiglia di cominciare il messaggio con una delle seguenti formulazioni:

Per informazione;

Per parere;

Per attribuzione e dar seguito ad un'altro messaggio.

Se bisogna allegare dei documenti al messaggio, pensate ai destinatari. Il destinatario di un file in allegato non dispone forzatamente dei software per leggerlo. Assicuratevi che il file sia salvato in un formato decodificabile dalla maggior parte dei software frequentemente utilizzati. (ad esempio.rtf al posto di .doc). Inoltre, fate attenzione alla dimensione dei file allegati. Più sono grandi, più il tempo di trasmissione e ricezione sarà lungo. Un allegato voluminoso rischia poi di essere rifiutato dal server di messaggeria remoto o di saturare la casella postale del destinatario e quindi impedire la ricezione di altri messaggi. Utilizzate gli strumenti compressione/decompressione per ridurre la dimensione di questi file (.zip). Prima di inviare un messaggio che prevede un allegato, controllare che l'allegato sia effettivamente presente.

Limitare l'uso di caratteri in maiuscolo. Un testo scritto in maiuscolo è difficile da leggere. Inoltre, l'impiego di parole in maiuscolo indica, nella pratica d'Internet, l'espressione di grandi emozioni (gioia, rabbia), che non sono sempre ben compresi dal vostro corrispondente. Per valorizzare un termine, mettetelo piuttosto fra virgolette.

Prima di trasmettere un messaggio, rileggetelo. Pensate a correggere gli errori di battitura o di italiano. Lo stile dei messaggi riflette l'immagine del mittente.

Assicurarsi di ben identificarsi e di lasciare i propri dati alla fine del messaggio. Pensate a lasciare la vostra firma alla fine dei messaggi, ma senza occupare troppo spazio (4 o 5 linee al massimo), precisando ad esempio la vostra funzione o il vostro dipartimento. I coordinati telefonici possono essere utili se uno dei vostri destinatari vuole contattarvi rapidamente. L'uso vuole che la firma sia preceduta da una linea contenente semplicemente due trattini («--»).

Alla ricezione di un messaggio

Una volta letto il messaggio, decidere immediatamente dove sistemarlo. La posta elettronica si gestisce come quella tradizionale. Per ritrovare facilmente un messaggio, prendete l'abitudine di classificare i messaggi ricevuti nelle diverse cartelle tematiche. Sarà così più facile ritrovare un messaggio o il filo di una discussione. Alcuni client di messaggeria permettono di attribuire un colore ad un messaggio. Può essere utile definire un codice colore per identificare alcune categorie di messaggi.

A meno che non sia indispensabile, non stampate la posta elettronica. Una volta che il messaggio è sistemato, può essere trovato rapidamente se necessario. È quindi inutile stampare sistematicamente la propria posta. Questo vi eviterà di sprecare inutilmente della carte e quindi vi permetterà di contribuire alla preservazione dell'ambiente.

Rispettare la confidenzialità dei messaggi ricevuti. Mai trasferire o reindirizzare ad altre persone un messaggio elettronico che vi è stato personalmente indirizzato senza chiedere l'autorizzazione del mittente.

Sull'uso delle faccine (emoticon/smiley)

Le faccine (dette talvolta smiley o emoticon) sono dei segni da includere nei messaggi per indicare lo stato d'animo nel quale è scritto il messaggio (umoristico, sarcastico, ironico, ecc.). Il loro uso è generalmente riservato ai messaggi non professionali.

Per creare una faccina, basta utilizzare la punteggiatura. Per riconoscerli più facilmente inclinate la testa a 90 gradi verso sinistra.

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