Fase preparatoria di un progetto

Dicembre 2016
Si utilizza solitamente il termine di Pre-Progetto per designare l'insieme delle tappe preparatorie necessarie al lancio del progetto.


La fase preparatoria di un progetto

Si tratta di definire precisamente in cosa consiste il progetto per arrivare alla messa a punto di documenti contrattuali (oggetto di un contratto) che permettano di impegnare il realizzatore e il committente nel lancio del progetto. Questa fase formalizza quindi la decisione di cominciare il progetto.

Lo studio di opportunità

Questa tappa di pre-progetto permette di studiare la richiesta di progetto e di decidere se il concetto è valido. Questa prima tappa ha come sfida quella di convalidare la richiesta degli utenti in rapporto agli obiettivi generali dell'organizzazione.

Essa consiste nel definire il perimetro del progetto (si parla anche di contesto), soprattutto nella definizione degli utenti finali, cioè a chi l'opera è destinata (si parla di profilo o di target). A questo momento del progetto è quindi utile associare gli utenti alla riflessione globale. Durante la fase di opportunità, si devono identificare i bisogni generali della committenza. È necessario assicurarsi che questi bisogni corrispondano ad un attesa di insieme degli utenti scelti e che considerino le loro possibili evoluzioni.

Lo studio di opportunità porta alla redazione di un documento detto "Scope management plan", convalidato dallo Steering Committee del progetto (ed eventualmente le istanze decisionali secondo l'importanza del progetto). Lo scope management plan rappresenta quindi la consegna dello studio di opportunità che ufficializza lo scopo del progetto.

Una volta formalizzata l'idea del progetto, il Comitato direttivo deve ufficializzare la missione del project manager e definirne le clausole. La nota di assegnazione è il documento che ufficializza la missione del manager del progetto.

Lo studio di fattibilità

Lo studio di fattibilità punta ad analizzare la fattibilità economica, organizzativa e tecnica del progetto.

Analisi dei bisogni: partendo dall'analisi sommaria dei bisogni, si consiglia di fare una stima indicativa del costo d'investimento e di funzionamento del progetto (in termini di risorse umane e materiali), delle scadenze previste e dell'eventuale ritorno su investimento. In funzione di questa stima, il Comitato direttivo può decidere di continuare il progetto e, in questo caso, prevedere un'organizzazione metodologica dello stesso.

Lo studio degli scenari: lo studio di fattibilità porta a prevedere più scenari possibili ("studio di casi", in inglese "use cases"). Ogni possibile scenario permette di valutare i rischi sul progetto e deve essere accompagnato da un bilancio previsionale che presenti il costo e i vantaggi dello scenario. Questa tappa è oggetto di una consegna, il dossier di fattibilità, rimesso al Comitato direttivo affinché ogni scenario possa essere studiato.

Lo studio dettagliato

L'analisi dei bisogni effettuata nel pre-progetto sommario si riferisce unicamente ai processi principali del progetto. Affinché il committente e il realizzatore possano accordarsi su un documento contrattuale, è necessario fare uno studio più approfondito dei bisogni: lo studio preventivo, detto anche concezione generale. Durante lo studio preventivo è essenziale assicurarsi che i bisogni siano espressi unicamente in modo funzionale e non in termini di soluzione. L'analisi funzionale dei bisogni permette quindi di estrarre le funzionalità necessarie dell'opera.

L'analisi funzionale sfocia nell'elaborazione di un documento che definisce funzionalmente il bisogno (indipendentemente da ogni soluzione tecnica). Questo documento è detto capitolato funzionale. Il capitolato permette al committente di esprimere il proprio bisogno in modo funzionale, nonché di chiarire gli obblighi imposti al realizzatore. Il capitolato funzionale costituisce quindi un documento contrattuale tra il realizzatore e il committente.

Lo studio tecnico

Lo studio tecnico è la fase di adattamento della concezione all'architettura tecnica prescelta, descrivendo e documentando il funzionamento di ogni unità del software. La consegna dello studio tecnico è rappresentata dal capitolato delle clausole tecniche particolari o capitolato dettagliato. Lo studio dettagliato può eventualmente accompagnarsi alla creazione di un prototipo che permette ai rappresentanti degli utenti di verificare che la soluzione scelta risponda effettivamente alle loro attese.

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